Zitting van 28 januari 2022

OPENBARE ZITTING

1 Secretariaat - Notulen van de vorige vergadering

Beschrijving

Juridische gronden

• Artikel 49, laatste lid van de wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid.

Bijlagen

• 20220128 SECR BIjlage 1 ZR_20211217_Notulen_SIG_V2

Besluit

Artikel 1

De zoneraad keurt de notulen van de zitting van de zoneraad van 17 december 2021 goed zonder opmerkingen.

Zitting van 28 januari 2022

OPENBARE ZITTING

2 Secretariaat - Vervanging van drie burgemeesters binnen Brandweer Zone Rand

Beschrijving

Juridische gronden

• Artikel 24 van de wet van 2007 betreffende de civiele veiligheid.

Aanleiding

Wegens een burgemeesterswissel zijn er sinds 1 januari 2022 in drie van de gemeenten binnen Brandweer Zone Rand nieuwe burgemeesters aan de slag.

Argumentatie

Op 1 januari 2022 zijn er drie nieuwe burgemeesters aan de slag gegaan binnen enkele gemeenten die deel uitmaken van Brandweer Zone Rand:

• Bart Van Couwenberghe vervangt Koen Volcaerts in de gemeente Hove;
• Rudy Verhoeven vervangt Harry Debrabandere in de gemeente Lint;
• Sanny Van Looy vervangt Harry Hendrickx in de gemeente Malle.

De zoneraad en de organisatie van Brandweer Zone Rand wensen hen van harte welkom en veel succes!

Beraadslaging

De voorzitter bedankt de uitgetreden leden van de zoneraad en geeft aan deze alsnog te bedanken, zodra de coronamaatregelen dit toelaten. De voorzitter verwelkomt de nieuwe leden van de zoneraad.

De nieuwe leden van de zoneraad stellen zich individueel voor.

Financiële implicatie

Financiële informatie

Niet van toepassing.

Advies financiële dienst

Niet van toepassing.

Motivering

Niet van toepassing.

Besluit

Artikel 1

De zoneraad neemt akte van de aanstelling van burgemeester Bart Van Couwenberghe, gemeente Hove, als nieuwe burgemeester, dewelke vanuit zijn functie automatisch deel uitmaakt van de zoneraad, vanaf de datum van zijn eedaflegging, zijnde 1 januari 2022.

Artikel 2

De zoneraad neemt akte van de aanstelling van burgemeester Rudy Verhoeven, gemeente Lint, als nieuwe burgemeester, dewelke vanuit zijn functie automatisch deel uitmaakt van de zoneraad, vanaf de datum van zijn eedaflegging, zijnde 1 januari 2022.

Artikel 3

De zoneraad neemt akte van de aanstelling van burgemeester Sanne Van Looy, gemeente Malle, als nieuwe burgemeester, dewelke vanuit haar functie automatisch deel uitmaakt van de zoneraad, vanaf de datum van haar eedaflegging, zijnde 1 januari 2022.

Artikel 4

Aan de burgemeesters vermeld in de artikelen 1 tot en met 3 wordt toegang verleend tot meeting.mobile, het notulenbeheersysteem van Brandweer Zone Rand.

Zitting van 28 januari 2022

OPENBARE ZITTING

3 Secretariaat - Ontslag van een lid van het zonecollege

Beschrijving

Juridische gronden

●        Titel III, Hoofdstuk 1, Afdeling III - Het college van de hulpverleningszone van de Wet van 15 mei 2007 betreffende de Civiele Veiligheid.

●        Zoneraad van 2 januari 2015 - 1.1 Vaststelling van het aantal leden van het zonecollege.

●        Huishoudelijk reglement voor het zonecollege zoals vastgelegd op 2 januari 2015.

●        Zonecollege van 14 januari 2022 betreffende het ontslag van een lid van het zonecollege.

Aanleiding

Op 26 november 2021 ontvingen we melding van de intentie tot ontslagname uit het zonecollege van burgemeester Dirk van Mechelen. Burgemeester Dirk Van Mechelen informeerde in een e-mail, gericht aan de voorzitter en de zonecommandant, dat hij zijn ontslag wenst aan te bieden als lid van het zonecollege en in de toekomst enkel nog de zittingen van de zoneraad zal opvolgen. Hij stelt voor zijn functie over te dragen aan een andere burgemeester.

Burgemeester Dirk Van Mechelen heeft zich steeds met zeer veel interesse en engagement van zijn taak als collegelid gekweten en steeds op professionele wijze zijn inbreng in de besluitvorming gedaan.

Argumentatie

De voorzitter licht toe dat hij contact heeft gehad met burgemeester Dirk Van Mechelen, dewelke heeft bevestigd zijn ontslag als lid van het zonecollege in te dienen.

Door het ontslag als lid van het zonecollege is de rol van burgemeester Dirk Van Mechelen voortaan beperkt tot lid van de zoneraad.

Sinds de zonevorming heeft burgemeester Dirk Van Mechelen zich ten volle ingezet voor de werking van Brandweer Zone Rand. Het zonecollege bedankt burgemeester Dirk Van Mechelen van harte voor zijn jarenlange inzet als lid van het zonecollege. 

Beraadslaging

De voorzitter bedankt burgemeester Dirk Van Mechelen voor zijn jarenlange inzet als lid van het zonecollege en als lid van de prezone. Hij geeft aan dat de burgemeester nog wordt bedankt, zodra de coronamaatregelen dit toelaten.

Financiële implicatie

Financiële informatie

Geen financiële impact.

Advies financiële dienst

Niet van toepassing.

Motivering

Niet van toepassing.

Besluit

Artikel 1

De zoneraad neemt kennis van de ontvangst van het vrijwillig ontslag van Dirk Van Mechelen, burgemeester van Kapellen, als lid van het zonecollege van Brandweer Zone Rand.

Artikel 2

De zoneraad bedankt burgemeester Dirk Van Mechelen van harte voor zijn jarenlange inzet als lid van het zonecollege.

Zitting van 28 januari 2022

OPENBARE ZITTING

4 Secretariaat - Verkiezing van een lid van het zonecollege

Beschrijving

Juridische gronden

●        Wet van 15 mei 2007 betreffende de Civiele Veiligheid - Afdeling III - Het college van de hulpverleningszone.

●        Huishoudelijk reglement voor het zonecollege, zoals vastgelegd op 2 januari 2015

●        Besluit zoneraad 2 januari 2015 - 1.1 Vaststelling van het aantal leden van het zonecollege.

●        Besluit zonecollege 14 januari 2022 - Ontslag van een lid van het zonecollege.

●        Besluit zonecollege van 28 januari 2022 betreffende de kandidatuur van een lid van het zonecollege.

●        Besluit zoneraad 28 januari 2022 - Ontslag van een lid van het zonecollege.

Aanleiding

Op 14 januari 2022 nam het zonecollege kennis van het ontslag van burgemeester Dirk Van Mechelen als lid van het zonecollege.  Aangezien het aantal leden van het zonecollege bepaald is door middel van het besluit van de zoneraad van 2 januari 2015 op zes leden, is het noodzakelijk burgemeester Dirk Van Mechelen in het zonecollege te vervangen.

Argumentatie

De zoneraad besliste op 2 januari 2015 dat het zonecollege bestaat uit zes leden.

Het ontslag van een collegelid heeft tot gevolg van de zoneraad in openbare vergadering en bij geheime stemming moet overgaan tot de verkiezing van een nieuw collegelid.

De Wet Civiele Veiligheid stelt dat het college proportioneel samengesteld wordt uit leden die door de raad onder zijn leden gekozen worden. Proportioneel betekent dat er rekening moet gehouden worden met de politieke evenredigheid (zelfde verhouding van politieke partijen in het college en in de raad) en met het gewicht van de verschillende gemeenten (de grote gemeenten mogen de kleine gemeenten niet kunnen wegstemmen).

De verkiezing gebeurt tijdens een bijeenkomst van de zoneraad bij geheime stemming en bij volstrekte meerderheid van de stemmen. De kandidaat die het meeste stemmen behaald heeft, wordt verkozen als lid van het college.

Beraadslaging

De voorzitter geeft toelichting. De voorzitter stelt dat er tot op 25 januari 2022 geen kandidaturen voor een zesde lid van het zonecollege werden ontvangen.

Op de vergadering van 28 januari 2022 formuleerde het zonecollege dienvolgens en mede gelet op de bepalingen in de wet civiele veiligheid, het voorstel om het zonecollege voortaan met vijf collegeleden te organiseren in plaats van zes. Het zonecollege stelt voor om de wijziging van de samenstelling van de zoneraad te agenderen op de zoneraad van 25 februari 2022.

De voorzitter legt dit voorstel thans voor aan de zoneraad.

De zoneraad neemt kennis van voormeld voorstel.

Financiële implicatie

Financiële informatie

Geen financiële impact.

Advies financiële dienst

Niet van toepassing.

Motivering

Niet van toepassing.

Besluit

Artikel 1

De zoneraad akteert dat geen enkele burgemeester zich kandidaat heeft gesteld als zesde lid van het zonecollege.

Artikel 2

De zoneraad neemt kennis van het voorstel van het zonecollege om de samenstelling van de zoneraad te beperken tot vijf leden.

Artikel 3

De zoneraad agendeert de stemming over de wijziging van de samenstelling van de zoneraad op de openbare zitting van 25 februari 2022.

Zitting van 28 januari 2022

OPENBARE ZITTING

5 Algemeen - Prioriteiten en projecten 2022

Beschrijving

Juridische gronden

• Wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid

Aanleiding

Brandweer Zone Rand schreef in 2019 een aanzet tot meerjarenbeleidsplan voor de periode 2020-2025. Hierin werden naast de zonale strategische doelstellingen, per directie omschreven welke focus gelegd zou worden, gaande van voldoen aan de wettelijke vereisten tot de ambities waar we als zone in willen uitblinken.

Deze aanzet leidde tot een strategiekaart met uitsplitsing van de organisatorische en operationele strategie. De baseline wordt als volgt beschreven: “Als we investeren in ons menselijk, organisatie- en informatiekapitaal, dan ontwikkelen we de nodige vaardigheden om onze primaire processen, managementprocessen en ondersteunende processen performant te laten lopen, waardoor we een unieke meerwaarde creëren voor onze belanghebbenden, en de doelstellingen van onze missie gedreven strategie realiseren. De strategiekaart resulteerde in uitgeschreven doelstellingen, acties en meetbare indicatoren voor de periode 2020-2025.

Argumentatie

Sinds 2021 worden prioriteiten en projecten beschreven om uitvoering te geven aan het meerjarenbeleidsplan.

Lerend uit het verleden zal Brandweer Zone Rand in 2022 werken aan drie prioriteiten. Deze zullen vorm krijgen in allerhande projecten en acties, waarbij we duidelijk aangeven wat we doen, waarom we het doen en hoe we het doen. Deze duidelijkheid in verwachtingen en taken zal rust brengen in de organisatie en bij de individuele medewerkers.

Bij dit agendapunt worden de prioriteiten en de projecten voor 2022 bijgevoegd.

Bijlagen

• 20220128 BEL Bijlage 1 Prioriteiten 2022
• 20220128 BEL Bijlage 2 Projecten 2022

Beraadslaging

De zonecommandant geeft toelichting over de prioriteiten en de projecten. De prioriteiten en projecten zijn onder meer gekozen op basis van het verslag van de brandweerinspectie, input afkomstig van de organisatie en de zoneraad en de psychosociale risicoanalyse. 

Zie voor de volledige toelichting de opname van deze zitting [28 januari 2022]:

https://brandweerzonerand.be/content/zoneraad-2022.

Zie voor het volledig overzicht van de projecten de bijlage bij dit agendapunt.

Burgemeester Philip Cools geeft aan alle projecten te hebben doorgenomen. De burgemeester stelt dat regelmatig een aantal mensen om persoonlijke redenen niet meer bij brandweer blijven, maar ook om andere redenen een terugstap nemen. Bij de projecten staat er geen project "exit-gesprekken". Hij vindt het belangrijk na te gaan waarom medewerkers Brandweer Zone Rand verlaten. Hij wijst op het belang om een brandweerman goed te laten voelen.

De zonecommandant antwoordt en duidt dat dit geen specifiek project uitmaakt, omdat dit een basisproces vanuit HR moet zijn. De zonecommandant maakt een vergelijking met het onthaal van een medewerker, wat ook niet bij de projecten staat, hoewel dit een basisproces uitmaakt. Indien een medewerker aangeeft te vertrekken, om welke reden ook, wordt er steeds een gesprek georganiseerd met bijvoorbeeld de postcoördinator of de ploegleider, vooraleer het vertrek op de agenda van de zoneraad wordt geagendeerd. Er wordt dan nagegaan wat de reden is van het ontslag, er wordt bekeken of eventueel iets kan worden veranderd of soms wordt gebruik gemaakt van een tijdelijke loopbaanonderbreking. Op die manier wordt de situatie on hold gezet en wordt bekeken of de energie, het engagement en omstandigheden van de betrokkene zijn veranderd. Het is een waardevol basisproces dat moet worden geborgd. Om die reden is het dan ook geen afzonderlijk project.

Burgemeester Philip Cools repliceert dat het belangrijk is dit niet alleen door de postcoördinator te laten doen, omdat deze soms te dicht betrokken is. Dergelijk gesprek dient op een higher level te gebeuren, zodat op afstand een visie kan worden gevonden. De burgemeester geeft aan dat dit nu te weinig gebeurt.

De zonecommandant maakt zich sterk dit op te nemen en er verder mee aan de slag te gaan.

Financiële implicatie

Financiële informatie

Niet van toepassing.

Advies financiële dienst

Niet van toepassing.

Motivering

Niet van toepassing.

Besluit

Artikel 1

De zoneraad neemt kennis van de prioriteiten en projecten voor 2022.

Zitting van 28 januari 2022

OPENBARE ZITTING

6 Overheidsopdrachten - Toetreding raamcontract "Aankoop van BIG-boeken en -licenties" van Hulpverleningszone Zuid-West Limburg

Beschrijving

Juridische gronden

●       Artikel 26 Wet van 15 mei 2007 betreffende de Civiele Veiligheid.

●       Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.

●       Artikel 43 en artikel 47,§2 van de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.

●       Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

●       Koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.

●       Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB), Welzijnswet en Codex over het Welzijn op het Werk.

●       Besluit Zoneraad van 29 november 2019 omtrent Voorstel nieuwe beslissings- / delegatiestructuur inzake overheidsopdrachten.

Aanleiding

Het zonecollege van Hulpverleningszone Zuid-West Limburg gunde op 12 oktober 2021 de raamovereenkomst voor de aankoop van BIG-boeken en -licenties aan de firma B.I.G. VZW (Brandweerinformatiecentrum voor gevaarlijke stoffen), maatschappelijke zetel Technische Schoolstraat 43A te 2440 Geel, gekend onder het KBO met nr. BE0423.885.446, voor een periode van 48 maanden.  Het betreft een opdracht waarbij de Hulpverleningszone Zuid-West Limburg als aankoopcentrale de procedure voerde voor zichzelf en voor alle andere Belgische hulpverleningszones, waarbij Brandweer Zone Rand voor aanvang van de procedure al kenbaar had gemaakt interesse te hebben in de afname van een bepaald aantal boeken en licenties.

Argumentatie

Brandweer Zone Rand wenst over te gaan tot de aankoop van de in de offerte voorgestelde BIG-boeken en -licenties. De zone telt zich akkoord met de technische en kwaliteitsvereisten dewelke uit het gegunde bestek naar voor werden gebracht.

Het betreft de aanschaf van analoge en digitale informatie van het Brandweerinformatiecentrum voor gevaarlijke stoffen. De prijs was het enige gunningscriterium.

Het is derhalve aangewezen gebruik te maken van deze raamovereenkomst om volgende redenen:

●       De in deze raamovereenkomst voorziene technische en kwaliteitseisen voldoen aan de behoefte van Brandweer Zone Rand;

●       Er moet zelf geen gunningsprocedure meer gevoerd worden wat een besparing aan tijd en geld betekent;

●       Brandweer Zone Rand is nominatief mee opgenomen als afnemer gezien in deze aankoop voorzien werd;

●       De tarieven zijn dusdanig interessant, zulke prijzen kan de zone zonder het voeren van een eigen procedure niet bedingen aangezien het gecumuleerd totaal van af te nemen voertuigen binnen de raamovereenkomst ongetwijfeld voor een financieel voordeel zorgt dat onmogelijk door één zone afgedwongen kan worden.

Bijlagen

• 20220128 FIN Bijlage 1 2021_08_04_Bestek - BIG-boeken - publicatie
• 20220128 FIN Bijlage 2 2021_10_04_Verslag van nazicht van de offertes
• 20220128 FIN Bijlage 3 Beslissing goedkeuring gunning aankoop van BIG-boeken en licenties

Financiële implicatie

Financiële informatie

Niet van toepassing.

Advies financiële dienst

Niet van toepassing.

Motivering

Niet van toepassing.

Besluit

Artikel 1

De zoneraad gaat akkoord om in te tekenen op de raamovereenkomst "Aankoop van BIG-boeken en -licenties", zoals toegewezen door Hulpverleningszone Zuid-West Limburg, middels bestek met nr. 2021/071, aan de firma B.I.G. VZW (Brandweerinformatiecentrum voor gevaarlijke stoffen), maatschappelijke zetel Technische Schoolstraat 43A te 2440 Geel, gekend onder het KBO met nr BE0423.885.446.

Zitting van 28 januari 2022

OPENBARE ZITTING

7 Opbouw van de organisatie - Openverklaring van 2 vacatures voor vrijwillig hulpverlener-ambulancier in de post Oostmalle

Beschrijving

Juridische gronden

●       Koninklijk Besluit van 23 augustus 2014 houdende de bezoldigingsregeling van het ambulancepersoneel van de hupverleningszones dat geen brandweerman is.

●       Koninklijk Besluit van 26 januari 2018 tot wijziging van het koninklijk besluit van 23 augustus 2014 betreffende het administratief statuut van het ambulancepersoneel van de hulpverleningszones dat geen brandweerman is.

●       Ministerieel Besluit van 8 oktober 2016 tot vaststelling van de functiebeschrijvingen van het operationeel personeel van de hulpverleningszones.

●       Reglement betreffende de aanvullende (zonale) bepalingen van het administratief en geldelijk statuut van het operationeel personeel (hierna 'zonaal reglement').

●       Besluit van de zoneraad van 7 juli 2021 aangaande de goedkeuring van het operationeel personeelsplan van Brandweer Zone Rand.

Aanleiding

Het operationeel personeelsplan geldt als basis voor de zonale aanwervingen en maakt het mogelijk om de vacante betrekkingen open te verklaren. Om operationele redenen is het belangrijk om nieuwe vrijwillige hulpverlener-ambulcaniers aan te werven zodat zij, indien nodig, in september 2022 kunnen starten met hun opleiding. De volledige taakbeschrijving en bijhorende competenties staan in de functieprofielen zoals opgenomen in het ministerieel besluit van 8 oktober 2016.

Argumentatie

Voor de bepaling van het aantal vacatures voor de post Oostamelle wordt rekening gehouden met het aantal vrijwilligers dat reeds uit dienst gegaan is en het ambitieniveau van de zone.

Er zijn twee vacante betrekkingen voor vrijwillig hulpverlener-ambulancier in de post Oostmalle.

Financiële implicatie

Financiële informatie

351/111-08 - Vergoedingen prestaties personeel HVZ

351/113-08 - Patronale bijdragen RSZPPO op vergoedingen personeel HVZ

Advies financiële dienst

Advies verleend.

Motivering

In het budget 2022 werd rekening gehouden met de aanwerving vrijwillig hulpverlener-ambulanciers.

Besluit

Artikel 1

Twee vacatures voor vrijwillig hulpverlener-ambulancier worden open verklaard.

Artikel 2

Deze betrekkingen worden ingevuld door aanwerving.

Artikel 3

De oproep tot kandidaten gebeurt via de opgelegde bekendmakingskanalen en bevat de opgelegde elementen, waaronder de van toepassing zijnde functiebeschrijvingen en de te vervullen voorwaarden.

Artikel 4

De selectie van kandidaten gebeurt zoals beschreven in het zonaal reglement. De geslaagde kandidaten via aanwerving worden opgenomen in een aanwervingsreserve die twee jaar geldig is.

Artikel 5

De selectiecommissie wordt samengesteld zoals beschreven in het zonaal reglement.

Zitting van 28 januari 2022

OPENBARE ZITTING

8 Opbouw van de organisatie - Openverklaring van 3 vacatures voor vrijwillig hulpverlener-ambulancier in de post Wuustwezel

Beschrijving

Juridische gronden

• Koninklijk Besluit van 23 augustus 2014 houdende de bezoldigingsregeling van het ambulancepersoneel van de hupverleningszones dat geen brandweerman is.
• Koninklijk Besluit van 26 januari 2018 tot wijziging van het koninklijk besluit van 23 augustus 2014 betreffende het administratief statuut van het ambulancepersoneel van de hulpverleningszones dat geen brandweerman is.
• Ministerieel Besluit van 8 oktober 2016 tot vaststelling van de functiebeschrijvingen van het operationeel personeel van de hulpverleningszones.
• Reglement betreffende de aanvullende (zonale) bepalingen van het administratief en geldelijk statuut van het operationeel personeel (hierna 'zonaal reglement').
• Besluit van de zoneraad van 7 juli 2021 aangaande de goedkeuring van het operationeel personeelsplan van Brandweer Zone Rand.

Aanleiding

Het operationeel personeelsplan geldt als basis voor de zonale aanwervingen en maakt het mogelijk om de vacante betrekkingen open te verklaren. Om operationele redenen is het belangrijk om nieuwe vrijwillige hulpverlener-ambulcaniers aan te werven zodat zij, indien nodig, in september 2022 kunnen starten met hun opleiding. De volledige taakbeschrijving en bijhorende competenties staan in de functieprofielen zoals opgenomen in het ministerieel besluit van 8 oktober 2016.

Argumentatie

Voor de bepaling van het aantal vacatures voor de post Wuustwezel wordt rekening gehouden met het aantal vrijwilligers dat reeds uit dienst gegaan is en met het ambitieniveau van de zone.

Er zijn drie vacante betrekkingen voor vrijwillig hulpverlener-ambulancier in de post Wuustwezel.

Financiële implicatie

Financiële informatie

351/111-08 - Vergoedingen prestaties personeel HVZ

351/113-08 - Patronale bijdragen RSZPPO op vergoedingen personeel HVZ

Advies financiële dienst

Advies verleend.

Motivering

In het budget 2022 werd rekening gehouden met de aanwerving vrijwillig hulpverlener-ambulanciers.

Besluit

Artikel 1

Drie vacatures voor vrijwillig hulpverlener-ambulancier worden open verklaard.

Artikel 2

Deze betrekkingen worden ingevuld door aanwerving.

Artikel 3

De oproep tot kandidaten gebeurt via de opgelegde bekendmakingskanalen en bevat de opgelegde elementen, waaronder de van toepassing zijnde functiebeschrijvingen en de te vervullen voorwaarden.

Artikel 4

De selectie van kandidaten gebeurt zoals beschreven in het zonaal reglement. De geslaagde kandidaten via aanwerving worden opgenomen in een aanwervingsreserve die twee jaar geldig is.

Artikel 5

De selectiecommissie wordt samengesteld zoals beschreven in het zonaal reglement.