Zitting van 29 september 2023
OPENBARE ZITTING
3 Patrimonium - Project nieuwbouw zonaal kantoor - de weg vooruit
Beschrijving
Juridische gronden
● Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen diensten en concessies, en latere wijzigingen.
● Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.
● Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen (KB Uitvoering).
● Koninklijk Besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen (KB Plaatsing).
● Besluit zonecollege 30 september 2022 aangaande Principevraag aanbestedingsprocedure nieuwbouw.
● Besluit zoneraad 30 september 2022 aangaande Principevraag aanbestedingsprocedure nieuwbouw.
● Besluit zonecollege 14 oktober 2022 aangaande Project nieuwbouw zonaal kantoor.
● Besluit zonecollege 28 oktober 2022 aangaande Project nieuwbouw zonaal kantoor - voorbereiding 28/10.
● Verslag brandweerdag 28 oktober 2022.
● Besluit zoneraad 25 november 2022 aangaande Principevraag aanbestedingsprocedure nieuwbouw.
● Besluit zonecollege 8 september 2023 aangaande Project nieuwbouw zonaal kantoor - voorbereiding zoneraad 29 september 2023.
Aanleiding
In december 2021 werd door de zone een grond aangekocht met het oog op het bouwen van een nieuw zonaal kantoor. Dit gebouw moet de administratieve en logistieke zonale diensten huisvesten, en is geschikt om (grotere) vergaderingen te organiseren en in crisissituaties te overleggen. Het gebouw is geen kazerne en dus zonder de permanente aanwezigheid van een operationeel voertuig.
Hoewel de zoneraad het eens is omtrent de noodzaak van een zonaal kantoor zijn de gemeentebesturen bezorgd over de impact op de gemeentelijke exploitatiekosten, aangezien ook het kazerneplan nog een financiële weerslag zal hebben (voornamelijk op de individuele gemeenten afhankelijk van de staat van de kazerne).
In het kader van de 'weg vooruit' en daarbij horende gekozen procedure wordt toelichting gegeven over de stand van zaken rond het dossier van de nieuwbouw van het zonaal kantoor. De werkgroep heeft immers niet stilgezeten en is aan de slag gegaan met de input van de leden van de zoneraad.
Argumentatie
De administratie van de zone blijft van mening dat vandaag niet wordt voldaan aan de huidige noden en dat een nieuw zonaal kantoor noodzakelijk is.
Tijdens een informele gedachtewisseling met enkele leden van de zoneraad op 30 september 2022 werden een aantal bedenkingen geuit inzake het al dan niet doorgaan met de nieuwbouw en de uitvoeringsvorm. Op 28 oktober 2022 werd aan de zoneraad een toelichting gegeven met als doel een antwoord te verkrijgen op enkele belangrijke vragen in dit dossier.
De principiële standpunten van de gemeentebesturen werden op de brandweerdag van 28 oktober 2022 genoteerd en meegenomen in de overwegingen van de werkgroep, nl.
● We budgetteren enkel wat functioneel noodzakelijk is;
● We spreiden de uitgaven zoveel mogelijk in de tijd;
● We houden daarmee de impact op de exploitatiekosten voor de gemeenten zo laag mogelijk.
Rekening houdende met de doorlooptijd en de milestones die in zo’n project dienen te worden genomen, zou de principiële goedkeuring van de zoneraad op dit moment pas ten vroegste een oplevering van het gebouw kunnen realiseren in 2027.
Het is voor Brandweer Zone Rand dan ook van groot belang duidelijkheid te krijgen over het al dan niet kunnen verdergaan met dit project:
● De werkgroep wil de operationele werking van de kazernes en de behoefteanalyse van het kazerneplan loskoppelen van de noden die er zijn bij de niet-operationele, ondersteunende diensten.
● De werking en functie van de ondersteunende, niet-operationele diensten hebben hun eigen specifieke noden.
● Een doordacht en gedragen kazerneplan zal immers nog enige tijd in beslag nemen. Beide projecten naast elkaar uitwerken is perfect mogelijk. De financiële impact is per gemeente ook verschillend aangezien de kazernes eigendom zijn van de gemeente.
● We kunnen en willen de nood aan een functioneel zonaal kantoor niet langer naast ons neerleggen.
● Het niet bouwen van een nieuw zonaal kantoor impliceert de zoektocht naar een andere, grotere locatie op huurbasis die aan de huidige noden van de organisatie voldoet.
Na de zoneraad van 25 november 2022 werden enkele principiële standpunten genoteerd:
De zoneraad gaat akkoord met het verslag van de vergadering van 28 oktober 2022 met betrekking tot de nieuwbouw van het zonaal kantoor, in het bijzonder met de volgende principiële standpunten:
1. "Niemand twijfelt aan de noodzaak van een nieuwbouw voor het zonaal kantoor. Het voorstel omvat een functioneel gebouw waar heel wat nice-to-haves reeds uit verwijderd zijn en waar enkel de voor de zone noodzakelijke ruimten overblijven.
2. De dienstverlening verspreid laten over de zone is niet aangewezen, maar er kan eventueel wel bekeken worden of clusteren zinvol is.
3. Er wordt een gedeelde financiering voorgesteld (investering/lening).
4. De impact op de exploitatie voor de gemeenten mag niet onder druk komen te staan.
5. Bij voorkeur wordt de investering gespreid in de tijd (bv. facturatie in 2026).
6. Het kazerneplan noodzakelijk voor de operationele werking in de toekomst hangt hier ook aan vast."
[uitdrukkelijk geciteerd uit het verslag]
De werkgroep heeft in de periode daarna verder gewerkt aan deze standpunten en maximaal getracht rekening te houden met de bezorgdheden van de verschillende gemeenten. Middels de gekozen procedure, tijdlijn en financiële voorstellen is de werkgroep van mening te hebben voldaan aan de wensen.
Het zonecollege heeft een presentatie gekregen van deze vooruitgang op 8 september 2023.
Op basis van de inhoudelijke, juridische en financiële analyse die er gemaakt werd in samenwerking met adviesbureau Geerts & Denayer, kiezen wij als procedure “Bouwteam light” (of Engineering & Build). De afwegingen en bedenkingen alsook de voor- en nadelen vinden we terug in het juridisch advies van meester Johan Geerts. Meester Johan Geerts is eveneens aanwezig tijdens de zitting en zal desgewenst meer informatie geven rond deze procedure en de juridische voorwaarden ervan.
We benadrukken hier evenwel toch even de grootste pluspunten:
- aanvaardbare overheadkosten voor projectbegeleiding;
- flexibiliteit inzake wijzigende randvoorwaarden;
- spreiding van het budget;
- maximale inspraak in het ontwerp en keuze van de aannemer.
Door het toepassen van een vast deel en enkele voorwaardelijke delen, kunnen deze voorwaardelijke delen aanzien worden als afzonderlijke bouwstenen van het project, die eventueel afzonderlijk kunnen worden vastgelegd voor een betere budgetplanning.
Het zonaal kantoor wordt vandaag als volgt geraamd:
Het doel van de werkgroep is om middels een duidelijke businesscase de initiatiefase af te ronden en met een eerste, duidelijke, principiële beslissing van de zoneraad verder te werken naar een structurering van het project door het vastleggen van de gewenste contractvorm, en de timing en het budget vast te leggen. Met deze beslissing kunnen de juiste procesbegeleiders worden aangesteld om te starten met de opmaak van een projectdossier gezien de lange doorlooptijd.
Verdere ijkingspunten in de looptijd van het project worden duidelijk besproken in het juridisch advies van meester Johan Geerts.
Los van de bouwtechnische en juridische afwegingen is in de formule “Bouwteam Light” de financiering en vooral de fasering/spreiding van de financiering een groot voordeel. We hoeven in deze formule pas een lening in te schrijven in de begroting van 2026. De impact op de exploitatiekosten situeert zich pas ten volle in 2027 of zelfs later indien we de voorwaardelijke delen in een latere fase starten.
In december 2026 zal er enkel een klein aandeel intresten moeten betaald worden volgens de meest recente simulatie van Belfius Bank waarbij we een lening plannen van 8.500.000 euro aan een rentevoet van 4% over een periode van 25 jaar.
Onderstaand schema geeft de spreiding van de financiering weer.
Op het ogenblik heeft Brandweer Zone Rand 2 leningen lopen.
De eerste lening werd aangegaan in 2016 en loopt ten einde in december 2027.
De tweede lening werd ingeschreven in de begroting van 2019 maar pas opgenomen in 2020. Deze lening eindigt in december 2030. Zonder bijkomende lening gaan we vanaf 2028 van een schuldenlast van 418.000 euro per jaar naar 101.500 euro per jaar. Vanaf januari 2031 zijn alle huidige lopende leningen volledig afbetaald. De zwaarste schuldenlast zal zich enkel situeren in 2027. Gedurende één jaar lopen de 3 leningen nog samen.
Op basis van de simulatie kunnen de tabellen met de impact per gemeente, volgens de verdeelsleutel, worden bezorgd.
Bijlagen
- 20230929 PATRIM Bijlage 1 Zonaal kantoor_ZR_20230929_v1
- 20230929 PATRIM Bijlage 2 2023-04-18-advies zonaal kantoor_vsVVE.docx (1)
- 20230929 PATRIM Bijlage 3 Schuldenlast per gemeente
- 20230929 PATRIM Bijlage 4 FIN lening versus huur
- 20230929 PATRIM Bijlage 5 Gebreken zonaal kantoor
Beraadslaging
De presentatie in verband met het plan van aanpak en de financiële implicaties wordt toegelicht door Geert Kips en Ann Vandenbussche. Ter zitting wordt nog een bijkomende financiële tabel aan de leden van de zoneraad bezorgd, met de simulatie waarbij het volledige bedrag van het reservefonds wordt aangewend voor het zonaal kantoor.
Koen T'Sijen: Moet van bij het begin het volledige bedrag worden ingeschreven voor het vaste deel en de voorwaardelijke delen?
Johan Geerts: De voorwaardelijke delen moeten pas vastgelegd worden in een latere fase. De indiener weet dat hij een vast deel mag uitvoeren, de eventuele voorwaardelijke delen maken deel uit van een nieuwe overeenkomst op een later moment na de gunning. Het voordeel hiervan is dat je de beslissing met betrekking tot de voorwaardelijke delen nog kan vooruitschuiven in de tijd.
Koen T'Sijen: Ik ben toch bezorgd over eventuele juridische procedures wanneer zou blijken dat een aannemer goedkoper is dan andere kandidaten voor het vaste deel, maar achteraf duurder blijkt te zijn dan andere inschrijvers op de voorwaardelijke delen.
Johan Geerts: Juridisch kan dit perfect, we gunnen het totale pakket aan degene die het goedkoopst is op het geheel. In de praktijk kan het inderdaad zijn dat je gaat gunnen aan een kandidaat die goedkoper is op de voorwaardelijke delen, maar duurder op het vaste deel. Als je dan toch beslist de voorwaardelijke delen niet te laten uitvoeren, kan dit een nadeel zijn. Budgettair gezien is het beter dat je vooraf al zeker weet wat je wil gunnen en dus niet met voorwaardelijke delen moet werken.
Bart Seldeslachts: waarom wordt niet ineens beslist wat er gebouwd gaat worden? Waarom wordt de helft van de beslissing uitgesteld en wat zijn dan nieuwe argumenten om de voorwaardelijke delen toch wel of niet te doen in tweede fase?
Johan Geerts: Hoe we dit concreet gaan doen zal een stuk volgen uit de ontwerpopdracht. De architect zal een raming opmaken en het zal daarvan afhangen wat we al in het vaste deel kunnen opnemen. Dit is afhankelijk van ontwerpkeuzes die gemaakt worden, bv een ondergrondse parking of niet.
Koen Metsu: de werkplaats is bv ook nog een kritisch punt. We moeten durven in vraag stellen of we die nodig hebben. Het zou wel interessant kunnen zijn gelet op het rollend materieel dat in de organisatie voorhanden is, maar we kennen de kosten-baten van een werkplaats nog niet. Net daarom kan het interessant zijn om hierover pas in een latere fase te moeten beslissen.
Aansluitend op de presentatie stelt Koen Metsu dat de grond werd aangekocht met de intentie om erop te bouwen. Er werd ook heel bewust beredeneerd wat wel en niet kan financieel en zelfs met de bouw van het zonaal kantoor blijven we nog steeds de goedkoopste zone van het land.
Ook vanuit het zonecollege waren er enkele opmerkingen: er is zeer voorzichtig gerekend, met name de lening aan 4% moet zeker voordeliger kunnen en ook de prijs van de architect is zeer ruim ingeschat. Het blijft natuurlijk een groot investeringsbedrag en we moeten hier zeer kritisch naar kijken. Het zou nog beter zijn dat de vooropgestelde 18.000 euro delta vanaf 2031 kan teruggebracht worden naar 0 euro. Dan verandert er niets aan de gemeentelijke bijdrage en voldoen we aan de operationele noodzaak van de bouw van een nieuw zonaal kantoor. Vanuit het college is gevraagd om te bekijken op welke manier die 18.000 euro jaarlijks herleid kan worden tot 0. Het is nog wel een huzarenstuk voor de zone om te bekijken waar er met het beperkte budget nog geoptimaliseerd kan worden en om de bouwkosten onder controle te houden. Het is niet de verantwoordelijkheid van de zoneraad om te bepalen wat wel en niet gebouwd kan worden, maar wel om te beslissen welk budget we over hebben voor de operationaliteit van de hulpverleningszone.
Bovendien dient er ook rekening mee te worden gehouden dat de jaarlijkse huur van 175.000 euro niet meer betaald dient te worden vanaf dat het zonaal kantoor gebouwd is. Het wegvallen van de huur is nog niet meegenomen in de financiële tabel.
Bart Seldeslachts: er wordt gesteld dat huren duurder is dan de lening, hoe komt het dan dat de gemeentelijke bijdrage op termijn niet daalt?
Koen Metsu: als we op zoek moeten gaan naar een nieuwe huurlocatie komen we niet toe met de huidige huurprijs. Dan moeten we op zoek naar een groter gebouw dat ook beter in orde is, want de huidige kantoren voldoen niet. We kunnen er dus van uitgaan dat die 175.000 euro niet alleen geïndexeerd zou worden, maar dat dit een ander bedrag zal worden.
Bart Seldeslachts: ik stel me dan toch de vraag of dit voldoende is opgenomen met de verhuurder van het gebouw.
Koen Metsu: het is niet alleen de toestand van het gebouw, maar ook het aantal vierkante meters voldoet niet meer. We willen af van het huidige kantoor omdat het gebouw niet voldoet aan de operationele werking van de bovenbouw.
Dieter Wouters: Was het voorstel van het aanwenden van het reservefonds aan 60% dan het uitgangspunt voordat de financieel directeurs de toelichting met betrekking tot de begrotingswijzing 2023 hebben gekregen?
Ann Vandenbussche: Het voorstel waarbij het reservefonds voor 100% wordt aangewend is inderdaad pas deze week opgemaakt. Nu wordt aangetoond dat het aanwenden van het reservefonds de gemeenten kan ontlasten in de exploitatie-uitgaven en dat het geld goed besteed zal worden.
Maarten De Veuster: dit is al een veel beter voorstel dan vorig jaar. Het is inderdaad wenselijk dat de 18.000 euro nog herleid wordt naar 0 euro. Er blijft nog een opmerking die reeds in het verleden werd gemaakt bij de optionele delen logistiek magazijn en werkplaats. Hebben we dat wel nodig? Dit hangt onlosmakelijk vast met het aantal kazernes dat we hebben.
Koen Metsu: we formuleerden dezelfde opmerking vanuit het zonecollege.
Luc Van Hove: Er is aan heel wat van onze opmerkingen tegemoet gekomen. Er is toch nog de bezorgdheid of de bouwkost inderdaad beperkt kan blijven tot het vooropgestelde bedrag. De ervaring leert dat eens de bouw gestart is het project gewoonlijk duurder uitvalt dan oorspronkelijk vooropgesteld.
Koen Metsu: er is zeker een groot engagement vanuit de korpsleiding dat het project niet meer mag kosten dan vooropgesteld. Onze beleidsbeslissing is dat het project niet meer mag kosten dan 11,2 miljoen euro. Hoe dit operationeel wordt uitgewerkt moeten we overlaten aan de professionele experten. Bovendien werd eerder al aangehaald dat zeer voorzichtig werd gerekend.
Geert Kips: de prijs van de architect is inderdaad al hoog ingeschat. De eerste aftoetsing met de markt is ook gebeurd op een moment dat de Oekraïne-crisis net speelde. We hebben recent nogmaals met verschillende aannemers afgetoetst en hebben feedback gekregen dat de geraamde prijs 10% boven de marktprijs ligt. We willen dit plan dan ook graag concreet verder uitwerken om tot een correct resultaat te komen. We hebben nu ook aannames gedaan van materialen, maar de aannemer kan wellicht ook aangeven wat de meest interessante materialen zijn om mee te werken.
Johan Geerts: het finale bouwprogramma en de bouwkost zal pas na 2025 vastgelegd worden op basis van het ontwerptraject. Op basis van de cijfers die we nu hebben denken we dat de finale geraamde prijs lager zal zijn. De procedure bouwteam light maakt ook dat de prijs vastligt op het moment van gunning. Op het moment dat de aannemer aangesteld wordt, bouwen we eigenlijk sleutel op de deur en ligt de prijs vast. Er kunnen altijd incidenten zijn, maar het gunningsbedrag is in principe de prijs van de eindafrekening. Tenslotte is de prijs van de architect overgewaardeerd, we zullen sowieso een aantal ontwerptaken ook bij de aannemer leggen.
Koen T'Sijen: Eerste opmerking: we moeten ook het kazerneplan opnemen vanuit goed bestuur.
Tweede opmerking: is er nog marge voor andere investeringen als het investeringsfonds leeg is? Dit gaat niet alleen over deze legislatuur, maar ook over de komende jaren.
Drie: wat als Borsbeek binnenkort niet meer tot de zone behoort?
Vier: is het niet beter om te werken met percelen dan met optionele delen om een meer realistische prijs te bekomen?
Johan Geerts: Het is sowieso beter als je vooraf duidelijk weet wat je precies wil aanbesteden.
Koen Metsu: Wat de investeringen betreft, er is een bedrag van 5.140.000 euro voor investeringen in de hulpververleningszone. Verder moeten we inderdaad bekijken of vooraf kan vastgelegd worden wat aanbesteed zal worden.
Maarten De Veuster: zitten er onvoorziene kosten meegerekend in het bedrag van 11,2 miljoen euro? Verder lijkt het aangewezen om de optionele delen ineens mee in de opdracht te steken, behalve de zaken die niet echt nodig zijn zoals de werkplaats en het magazijn.
Koen Metsu: er is zeker marge gerekend in het vooropgestelde bedrag.
Rudy Verhoeven: hoe is dit reservefonds tot stand gekomen en wat was daar juist de bedoeling van?
Ann Vandenbussche: De insteek was om een reservefonds te voorzien voor onvoorziene omstandigheden of uitzonderlijke uitgaven.
Koen Metsu: het was inderdaad de insteek om in dergelijke gevallen niet het ganse bedrag te moeten gaan lenen. We kunnen het reservefonds ook niet blijven laten aangroeien zonder het te gebruiken. Je kan het laten terugvloeien naar de gemeenten of je kan het gebruiken waarvoor het eigenlijk diende, de bouw van het zonaal kantoor.
Als we het geld nu laten terugvloeien naar de gemeenten, moet het nadien ook terug opgevraagd worden, dit is een vestzak-broekzak operatie.
Het contract voor de bouw wordt ook vandaag nog niet getekend, maar er moet vandaag wel duidelijk beslist worden of we verder kunnen gaan met dit project.
Bart Seldeslachts: ik ben zeker voor de bouw van het zonaal kantoor. We hebben dit nodig en bouwen is verstandiger dan te blijven huren. Ik vind wel dat we vooraf heel duidelijk moeten bepalen wat we gaan aanbesteden.
Kan er ook met Igean worden bekeken of er zaken gedeeld kunnen worden?
Principieel akkoord om dit project te doen, maar dan moet bekeken worden of andere grote projecten uitgesteld kunnen worden. Kunnen we met een aantal projecten schuiven in de komende jaren?
Koen Metsu: we zullen zeker een financiële gezonde situatie achterlaten voor de volgende legislatuur.
Met Igean kan inderdaad worden bekeken of bv de parking gezamenlijk kan worden gebouwd. Dat is nu nog niet opgenomen omdat we daar nog geen zekerheid over hebben.
Philip Cools: ik vind dat het reservefonds op een goede manier gebruikt zal worden. Ik ben principieel akkoord met het voorstel.
Erik Broeckx: het startbedrag is essentieel voor het hele project en het is niet helemaal duidelijk op basis waarvan het startbedrag bepaald is.
Geert Kips: het bedrag is bepaald op basis van het geraamde aantal vierkante meters. Daar zijn eenheidsprijzen naast gezet met een voorzichtige marge.
Koen Metsu: er is heel hard gewerkt op een vlekkenplan om het aantal vierkante meters te bepalen, maar dat is nog niet helemaal in detail uitgewerkt.
Geert Kips: er is inderdaad een vlekkenplan gemaakt, maar we hebben bewust nog geen ontwerp gemaakt. Het is de bedoeling dat een architect gaat kijken naar onze organisatie en dit verder vorm gaat geven.
Erik Broeckx: kan toch niet bekeken worden om het geld nu terug te laten vloeien naar de gemeenten in plaats van het in het reservefonds te steken?
Maarten De Veuster: het heeft geen zin om het geld nu terug te ontvangen en daarna terug te moeten betalen.
Sven Deckers: kunnen in de toekomst overschotten wel worden teruggestort?
Ann Vandenbussche: deze beslissing ligt bij elke begrotingswijziging in handen van de zoneraad. Dit moet elke keer beslist worden. Het kan een optie zijn om de overschotten van 2023 en 2024 nog in het reservefonds te brengen om de exploitatiekosten maximaal te ondersteunen zodat de gemeenten geen financiële meerkost ondervinden.
Koen Metsu: het reservefonds heeft voor dit project wel zijn meerwaarde aangetoond.
Johan De Ryck: In 2021 is beslist om voor de periode 2022-2025 een bedrag van 600.000 euro uit het reservefonds te verdelen naar de gemeenten toe.
Ann Vandenbussche: In 2020 is 60% teruggevloeid naar de gemeenten en 40% terug naar het reservefonds. Daarna is door de zoneraad steeds beslist om de overschotten in het reservefonds te houden.
Johan De Ryck: ik denk dat het voor de volgende jaren de intentie was om dit op dezelfde manier te doen, maar nu ligt een andere beslissing voor.
Ann Vandenbussche: er werd aanvankelijk ook beslist om geen leningen meer aan te gaan, maar in het kader van dit project werd hierop teruggekomen en toch beslist om wel een nieuwe lening aan te gaan. Ook hier werd dus teruggekomen op een beslissing uit het verleden omdat dit een groot project is.
Koen Metsu: het is ook nodig dat we af en toe gemaakte beslissingen kunnen bijsturen.
Koen Metsu geeft aan dat er veel constructieve zaken zijn aangehaald door de zoneraad en vraagt of het agendapunt kan worden goedgekeurd.
Het agendapunt wordt goedgekeurd.
Financiële implicatie
Financiële informatie
Geen financiële impact.
Advies financiële dienst
Niet van toepassing.
Motivering
Niet van toepassing.
Besluit
Artikel 1
De zoneraad neemt kennis van het advies rond de gekozen contractvorm, de tijdlijn, zowel projectmatig als financieel, en de presentatie die werden opgemaakt ter voorbereiding van de toelichting aan de zoneraad.
Artikel 2
De zoneraad beslist dat het project voor de nieuwbouw van het zonaal kantoor kan worden verdergezet en gaat akkoord met de vooropgestelde projectnota en uitvoering zoals voorgesteld door de werkgroep.