Zitting van 30 september 2022
OPENBARE ZITTING
7 Patrimonium - TER TAFEL Principevraag aanbestedingsprocedure nieuwbouw
Beschrijving
Juridische gronden
● Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen diensten en concessies, en latere wijzigingen.
● Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.
● Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen (KB Uitvoering).
● Koninklijk Besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen (KB Plaatsing).
Aanleiding
Ter voorbereiding van het opstarten van de aanbestedingsprocedure heeft de interne projectgroep input verzameld van verschillende (betrokken) partijen over de meest geschikte procedure in onze specifieke situatie.
De projectgroep wenst tijdens de zitting eveneens de mening van de zoneraad af te toetsen.
Argumentatie
Er zijn diverse uitvoeringsvormen om het nieuw zonaal kantoor te bouwen.
1. Klassieke procedure
Voordelen:
De architect wordt vroeg in het proces mee ingeschakeld en leert de noden en ideeën van de organisatie sneller kennen, wat hij mee kan opnemen in het ontwerp. Door gerichte vragen te stellen kunnen deze noden mee opgenomen worden, wat leidt tot een beter ontwerp.
De architect woont werfvergaderingen bij en verdedigt in eerste plaats de belangen van de bouwheer. Brandweer Zone Rand heeft onvoldoende kennis of mogelijkheden om de volledige technische aspecten van de werfopvolging te behandelen waardoor de architect dit op zich kan nemen.
Nadelen:
De architect dient voldoende rekening te houden met het beoogde budget tijdens het ontwerp. Een architect die buitensporige materialen wenst te gebruiken of een speciaal architecturaal ontwerp voor ogen heeft, zal een duur gebouw ontwerpen.
De zone is ervan overtuigd dat dit voor het vooropgestelde type gebouw niet het geval is. Er is, onder voorbehoud, nood aan een klassiek kantoor, met crisisruimte, dispatch en bijhorend magazijn.
Indien elke partij apart wordt aanbesteed (met name architect, studiebureau technieken, stabiliteitsbureau, veiligheidscoördinatie en aannemer) dien je ook voor elke partij een (overheidsopdrachten)dossier op te stellen en de procedure te doorlopen.
Voorbeelden:
● Hulpverleningszone Oost-Limburg heeft voor het bouwen van een nieuwe kazerne gebruik gemaakt van een klassieke procedure.
● Hulpverleningszone Rivierenland maakt voor het bouwen van twee nieuwe kazernes gebruik van een klassieke procedure met externe trajectbegeleiding.
● Hulpverleningszone Vlaams Brabant West maakt voor het bouwen van kazernes gebruik van een klassieke procedure met externe trajectbegeleiding.
2. Ontwerpteam en aannemer (variant klassieke procedure)
Voordelen:
Door een ontwerpteam (met onder meer een architect, studiebureaus en veiligheidscoördinator) samen te stellen, kunnen deze partijen het ontwerp samen optimaliseren waarbij een uitgebreid voortraject doorlopen wordt waarin de specifieke noden en wensen van de brandweer verfijnd worden. Op die manier kunnen dure uitvoeringsdetails op voorhand worden vermijden en kunnen de technieken in het gebouw zoveel mogelijk worden geoptimaliseerd.
Het energetische aspect wordt in de toekomst nog belangrijker. Met deze formule worden de energetische aspecten mee geïntegreerd in het ontwerp van de aannemer.
Nadelen:
Dezelfde nadelen als de klassieke procedure, alleen worden het aantal aanbestedingsprocedures gereduceerd.
Voorbeelden:
(nog aan te vullen)
3. DB(F)(M)(E)
Voordelen:
Er is een vastgesteld budget voor de aannemer en architect, waardoor je op voorhand een grotere prijszekerheid hebt. Beide partijen trachten samen zoveel mogelijk uit het budget te halen.
Deze formule dient, ten minste in theorie, de bouwheer te ontzorgen omdat ontwerp en uitvoering in één hand zitten.
Je kan het energetische aspect mee opnemen in de aanbesteding waarbij je over lange tijd na uitvoering afspraken maakt over het energetische aspect.
https://www.smartbuildingsinuse.be/wp-content/uploads/2022/04/Case-20-Van-Roey.pdf
Nadelen:
Door zoveel mogelijk uit het budget te willen halen, wordt er mogelijk bespaard op materialen en technieken wat nadelig uitvalt en extra kosten met zich meebrengt in de gebruiksfase.
Je weet op voorhand niet exact wat voorzien is (je kiest voor een globaal ontwerp, tenzij een zeer uitvoerig lastenboek wordt opgemaakt). Hierdoor zijn meerwerken lastig te beoordelen, in tegenstelling tot een klassieke aanbesteding waarbij met duidelijke meetstaten wordt gewerkt.
De afstand tot de architect wordt groter, hierdoor wordt het moeilijker om in overleg te gaan met de architect zonder de inbreng van de aannemer. De vraag is of de architect voldoende de belangen van de bouwheer behartigt dan wel deze van de aannemer.
De maintenance (M), onderhoud, lijkt (te) duur te zijn voor het type gebouw dat de zone wenst te realiseren. Een duidelijk onderhoudsprogramma kan wel opgelegd worden, waarna dit intern door Brandweer Zone Rand zelf kan worden opgevolgd.
Het wijzigen van oppervlaktes en functies is bij een DB formule moelijker, bij een klassieke aanpak heb je meer inspraak in overleg met de architect.
Eigen aan de procedure:
De uitvoeringstermijn is vergelijkbaar met het klassieke proces, de indeling is alleen anders. Bij een DB(F)(M)-formule is de voorbereidingsfase langer en de uitvoeringsfase korter tegenover het klassieke proces.
Een DB(F)(M)-formule werkt alleen als er een zeker vertrouwen is van de bouwheer in de procedure.
Met de input die Brandweer Zone Rand krijgt van andere hulpverleningszones blijkt dat men meer en meer afstapt van deze procedure. Ook een aantal technische diensten van gemeenten geven dat het in de praktijk niet altijd goed verloopt.
Een zeer degelijke projectvoorbereiding is nodig, de outputspecificaties dienen voldoende duidelijk te zijn op voorhand. Deze kennis is momenteel niet intern bij Brandweer Zone Rand aanwezig en dient dus extern voorzien te worden, met een bijhorende kostprijs. Om deze partijen aan te besteden, moeten ook de nodige verwachtingen duidelijk op papier staan, wat niet steeds evident is.
Het zijn eerder de grotere aannemers die de design and build formule aanbieden. Hierdoor worden kleinere (eveneens klasse 8) aannemers die eerder op lokale projecten werken vaak uitgesloten en waardoor je geen lokale verankering hebt. Dezelfde redenering gaat eveneens op voor de onderaannemers.
Voorbeelden:
● Brandweer Zone Antwerpen heeft via AG Vespa de kazerne Noord gebouwd via DBM, maar geeft aan in de toekomst via een klassieke procedure te bouwen.
Overzicht
(bron: Handboek DBFM, https://publicaties.vlaanderen.be/view-file/30341)
Geconsulteerde partijen
Andere hulpverleningszones:
Zone Rivierenland
● Project: hoofdkazerne Nekkerspoel
● HVZ: Rivierenland
● Kostprijs:
● Contactpersoon: kapt. Tim Jacobs
● Procedure: DBM
● Opmerkingen: Maintenance veel te duur en achteraf vele discussies. Aannemer onderhoud (M) is niet dezelfde als deze van uitvoering tijdens het project, waardoor deze de installatie ook niet helemaal kent.
● Rivierenland zal in zijn volgende projecten prijs vragen bij financiële instellingen om deze als projectbegeleider aan te stellen. (Belfius/KBC).
Zone Antwerpen
● Project: kazerne Noord
● HVZ: Antwerpen
● Kostprijs:
● Contactpersoon: kapt. Robrecht Vanhagendoren
● Procedure: DBM
● Opmerkingen: Antwerpen zal in de toekomst terug klassiek aanbesteden, via AG Vespa. Zone Antwerpen zet zelf geen gebouwen.
Zone Vlaams Brabant West
● Project: Diverse projecten
● HVZ: Vlaams Brabant West
● Kostprijs:
● Contactpersoon: maj. Koen Roesems
● Procedure: Klassieke procedure volgens concurrentiedialoog
● Opmerkingen: HVZ Vlaams Brabant West zal zijn kazernes in de toekomst laten bouwen via de klassieke formule. Als voorbeeld gaven zij aan dat ze nog een kleine loods moeten laten bouwen, die ze eerder via design and build laten uitvoeren. De materiaalkeuze in dergelijk project is minder belangrijk, het is eerder belangrijk dat de loods zo functioneel mogelijk is voor het vastgestelde budget. De reden voor de keuze van de klassieke procedure is om meer vat te hebben op de architect.
De projectgroep vraagt aan de zoneraad om standpunt in te nemen over de uitvoeringsvorm die dient te worden gehanteerd.
Beraadslaging
Dit agendapunt wordt momenteel niet behandeld.
Financiële implicatie
Financiële informatie
Geen financiële impact.
Advies financiële dienst
Niet van toepassing.
Motivering
Niet van toepassing.
Besluit
Artikel 1
Het agendapunt wordt verdaagd naar een latere zitting van de zoneraad.