Zitting van 25 september 2026
OPENBARE ZITTING
4 Financiën - Overheidsopdrachten - Fietslease. Cafetariaplan Cipal Schaubroeck - goedkeuring
Beschrijving
Juridische gronden
Bevoegdheid
● Wet van 15 mei 2017 betreffende de Civiele veiligheid, artikelen 63 en 85.
● Besluit zoneraad van 29 november 2019 - Voorstel nieuwe beslissings- en delegatiestructuur inzake overheidsopdrachten.
Toepasselijke regelgeving
● Besluit Vlaamse Regering van 12 maart 2021 houdende maatregelen ten gevolge van de pandemie veroorzaakt door COVID-19 en tot wijziging van de minimale voorwaarden voor de rechtspositieregeling van het personeel van de gemeenten, de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en de provincies.
● Koninklijk Besluit van 19 april 2014 houdende bezoldigingsregeling van het operationeel personeel van de hulpverleningszones, artikel 45.
● Besluit Vlaamse Regering van 12 maart 2021 omtrent wettelijk kader fietsmobiliteit.
Voorgaande besluiten
● Besluit zonecollege van 24 oktober 2025 - Uitrol project fietsleasing als extralegaal voordeel - goedkeuring.
● Besluit zoneraad van 28 november 2025 - Uitrol project fietsleasing als extralegaal voordeel - goedkeuring.
● Besluit zoneraad van 26 juni 2026 - Fietslease. Nieuwe raamovereenkomst CREAT. Toetreding - goedkeuring.
● Besluit zoneraad van 4 september 2026 - Fietslease. Reglement voor fietsleasing - goedkeuring
Doelstelling meerjarenbeleidsplan 2026-2031
● PD SD 3 - BZR waarborgt een correcte en tijdige uitvoering van de processen rond aan- en afwezigheden en loonverwerking in overeenstemming met de geldende regelgeving en interne afspraken.
Aanleiding
In de zitting van 4 september 2026 keurde de zoneraad het reglement voor fietsleasing goed. Hierdoor kunnen nu concrete stappen worden gezet met het oog op de aansluiting op Lima Flex en de verdere praktische uitwerking van de fietsleasing.
Cipal Schaubroeck werd gevraagd om de oorspronkelijke offerte voor de uitrol van Lima Flex te actualiseren op basis van de tarieven en voorwaarden die in 2026 van toepassing zijn. Uit deze actualisatie blijkt dat de concrete invulling van de dienstverlening afwijkt van de initieel voorziene aanpak. Bijgevolg dient het eerder vooropgestelde principe inzake budgetneutraliteit opnieuw te worden bekeken.
Argumentatie
In de initiële offerte van mei 2025 stelde Cipal Schaubroeck volgende tarieven voor:
● opstartkost: 2.917,28 euro excl. btw (eenmalig);
● administratiekost: 89,52 euro excl. btw per persoon per jaar (recurrent).
De oorspronkelijke uitwerking van de fietsleasing was gebaseerd op het principe dat de zone de eenmalige opstartkost zou dragen en dat de recurrente administratiekost zou worden verrekend binnen het theoretisch budget van de individuele werknemer. Op die manier werd uitgegaan van een budgetneutrale regeling voor de zone.
Nu de verdere uitrol van de fietsleasing concreet wordt en de effectieve opstart wordt voorbereid, werd aan Cipal Schaubroeck gevraagd om de offerte te actualiseren. Daarbij blijkt dat de dienstverlening ondertussen een andere invulling heeft gekregen. De oorspronkelijk voorziene afzonderlijke tool voor fietsleasing wordt niet langer aangeboden. De fietsleasing maakt inmiddels deel uit van Lima Flex, een ruimer cafetariaplan met verschillende mogelijke voordelen voor werknemers.
Hoewel de zone ervoor kan kiezen om binnen Lima Flex enkel fietsleasing aan te bieden, wordt de dienstverlening volgens de huidige tariefstructuur aangerekend op basis van het platform en de bijhorende dienstverlening. Dit resulteert in een aangepaste tariefstructuur:
● opstartkost: 4.832,56 euro excl. btw (eenmalig);
● administratiekost: 94,41 euro excl. btw per persoon per jaar, waarbij de effectieve jaarlijkse kost wordt bepaald aan de hand van contingenten.
Bepaling van de jaarlijkse administratiekost
Voor de bepaling van de jaarlijkse administratiekost wordt het aantal werknemers dat voor het cafetariaplan in aanmerking komt, verdeeld over contingenten van 25%.
Voor de zone komen momenteel 94 werknemers in aanmerking. 25% hiervan bedraagt 23,5 werknemers per contingent. Het startcontingent vormt de minimale jaarlijkse bijdrage voor het gebruik van Lima Flex en de bijhorende ondersteuning door Cipal Schaubroeck. Voor de zone bedraagt dit momenteel 2.148,14 euro excl. btw per jaar, gebaseerd op 23,5 werknemers.
De jaarlijkse kost wordt vervolgens bepaald op basis van het aantal werknemers dat effectief gebruikmaakt van Lima Flex. Zodra het aantal deelnemers de grens van een contingent overschrijdt, wordt een bijkomend volledig contingent geactiveerd en aangerekend.
Concreet betekent dit momenteel:
● 1 tot en met 23 deelnemers: 1 contingent = 2.148,14 euro excl. btw per jaar;
● 24 tot en met 47 deelnemers: 2 contingenten = 4.296,27 euro excl. btw per jaar;
● 48 tot en met 71 deelnemers: 3 contingenten = 6.444,41 euro excl. btw per jaar;
● 72 tot en met 94 deelnemers: 4 contingenten = 8.592,55 euro excl. btw per jaar.
De kost wordt bijgevolg bepaald door het aantal aangebroken contingenten en niet door het exacte aantal deelnemers. Een beperkte stijging van het aantal deelnemers kan daardoor leiden tot de activering en aanrekening van een volledig bijkomend contingent.
Een eenmaal geactiveerd contingent wordt binnen hetzelfde kalenderjaar niet opnieuw afgebouwd wanneer het aantal deelnemers vervolgens daalt. Een eventuele vermindering van het aantal contingenten wordt pas vanaf 1 januari van het daaropvolgende kalenderjaar toegepast.
Vanaf het tweede jaar wordt het aantal contingenten bepaald op basis van het aantal medewerkers dat op 1 januari effectief gebruikmaakt van een voordeel binnen Lima Flex. Cipal Schaubroeck geeft daarbij aan jaarlijks te werken met een rapport waarin zowel het aantal werknemers dat meetelt voor de bepaling van het contingent als het aantal effectieve bestellingen wordt opgenomen. Afhankelijk van wijzigingen in het personeelsbestand kunnen de grenzen bijgevolg jaarlijks licht wijzigen.
Gevolgen voor de budgetneutraliteit
Cipal Schaubroeck stelt in het kader van de door de overheid vooropgestelde budgetneutraliteit vrijblijvend voor om de recurrente eenheidsprijs te recupereren uit het theoretisch budget van de deelnemende werknemer. Dit gebeurt via een beperkte voorafname op de patronale bijdrage die deel uitmaakt van het theoretisch budget.
Deze werkwijze is voor de medewerker in principe neutraal, aangezien de voorafname enkel wordt toegepast bij medewerkers die effectief instappen in het cafetariaplan. De patronale bijdrage vormt bovendien geen netto verworven bedrag dat de medewerker buiten het cafetariaplan kan aanwenden.
De toepassing van de contingenten maakt het echter moeilijk om deze recuperatie jaarlijks volledig te laten aansluiten bij de effectief verschuldigde kost. De recurrente kost wordt immers bepaald door het aantal aangebroken contingenten, terwijl het theoretisch budget dat bij de deelnemende werknemers kan worden voorafgenomen afhankelijk is van het effectieve aantal deelnemers.
Cipal Schaubroeck geeft zelf aan dat de voorgestelde budgetneutrale aanpak in de praktijk nooit of slechts zeer moeilijk volledig sluitend kan worden gemaakt. De jaarlijkse recuperatie zou telkens moeten worden afgestemd op het aantal werknemers, het aantal deelnemers en de geactiveerde contingenten. Eventuele wijzigingen in het personeelsbestand kunnen bovendien de grenswaarden van de contingenten beïnvloeden.
Er wordt voorgesteld dat aan de deelnemende werknemers de administratiekost van 94,41 euro excl. btw wordt aangerekend en dat de overige kost voor het niet ingevulde gedeelte van het aangebroken contingent gedragen wordt door de zone. Op deze manier wordt maximaal ingezet op budgetneutraliteit voor de zone, zonder een extra bijkomende administratieve kost aan te rekenen aan de deelnemers.
Bijlagen
- 20260925 FIN Bijlage 1 2026.08.26 - Offerte CS - Hulpverleningszone Rand - Payroll & HR - Lima Flex
- 20260925 FIN Bijlage 2 Lima Flex - Cafetariaplan 2025-2026 (04-2026)
Financiële implicatie
Financiële informatie
De jaarlijkse administratiekosten die aan de zone ten laste kan worden gelegd, wordt beperkt tot het bedrag dat na verrekening van de administratiekosten binnen de theoretische budgetten van de deelnemende werknemers niet kan worden gerecupereerd. De zone streeft er daarbij naar om de administratiekosten zoveel mogelijk via de theoretische budgetten van de deelnemers te recupereren.
Deze administratiekosten worden gebudgetteerd in Budget 2027 op budgetsleutel 61312306/011200.
Motivering
Niet van toepassing.
Besluit
Artikel 1
De zoneraad keurt goed om bij de invoering van de fietsleasing via Lima Flex maximaal in te zetten op budgetneutraliteit voor de zone.
Artikel 2
De zoneraad keurt goed dat de recurrente administratiekost van Lima Flex wordt verrekend binnen het theoretisch budget van de werknemers die effectief deelnemen aan het cafetariaplan en dat een eventuele niet-recupereerbare restkost van het aangebroken contingent ten laste wordt genomen door de zone.
Artikel 3
De zoneraad geeft opdracht om deze werkwijze verder af te stemmen met Cipal Schaubroeck en o2o en te verwerken in de berekeningen van de leasebudgettool.