NOTULEN - ZONERAAD

Zitting van vrijdag 26 augustus 2022

 

Aanwezig:

Dis Van Berckelaer (waarnemend voorzitter, Borsbeek)

Dirk Bauwens (burgemeester Schilde), Liesbeth Verstreken (burgemeester Zoersel), Koen T'Sijen (burgemeester Boechout), Sven Deckers (burgemeester Brecht), Bart Van Couwenberghe (burgemeester Hove), Bart Seldeslachts (burgemeester Kontich), Rudy Verhoeven (burgemeester Lint), Sanne Van Looy (burgemeester Malle), Erik Broeckx (burgemeester Mortsel), Johan De Ryck (burgemeester Ranst), Maarten De Veuster (burgemeester Schoten), Rik Frans (burgemeester Stabroek), Frank Gys (burgemeester Wommelgem), Dieter Wouters (burgemeester Wuustwezel), Luc Van Hove (burgemeester Zandhoven)

Katrien De Maeyer (zonecommandant)

Nathalie Mortelmans (zonesecretaris)

 

Verontschuldigd:

Koen Metsu (voorzitter, burgemeester Edegem)

Gaston Van Tichelt (ondervoorzitter, burgemeester Essen)

Philip Cools (burgemeester Brasschaat), Lukas Jacobs (burgemeester Kalmthout), Dirk Van Mechelen (burgemeester Kapellen)

 

Overzicht punten

Zitting van 26 augustus 2022

 

OPENBARE ZITTING

 

1 Secretariaat - Vervanging voorzitter en ondervoorzitter

 

Conform beslissing van het zonecollege van 26 augustus 2022 werden een vervangend voorzitter en ondervoorzitter aangeduid voor de vergadering van de zoneraad op 26 augustus.

 

●        Dis Van Berckelaer, burgemeester van Borsbeek, vervangt voorzitter Koen Metsu;

●        Liesbeth Verstreken, burgemeester van Zoersel, vervangt ondervoorzitter Gaston Van Tichelt.

 

Beide besluiten worden toegevoegd ter informatie.

 

Bijlagen

  • 20220826 SECR Bijlage 1 Klad Besluit Aanwijziging waarnemend voorzitter - afgedrukt op 26-08-2022_0827
  • 20220826 SECR Bijlage 2 Klad Besluit Aanwijziging waarnemend ondervoorzitter - afgedrukt op 26-08-2022_0828
Publicatiedatum: 26/10/2022
Overzicht punten

Zitting van 26 augustus 2022

 

OPENBARE ZITTING

 

2 Secretariaat - Behandeling van hoogdringende agendapunten - Hoogdringend punt aangebracht door HR - opbouw van de organisatie

 

Beschrijving

 

Juridische gronden

●        Wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid.

 

Aanleiding

Aan de zoneraad wordt gevraagd om op de agenda een bijkomend punten te voorzien:

●        Intrekken openverklaring van één vacature administratief medewerker via aanwerving;

●        Openverklaring tijdelijk contract één administratief medewerker financiën / regio.

 

Argumentatie

Om het personeelstekort van een 0,5 VTE (VolTijdsEquivalent) op de dienst financiën, alsook de dienst regioadministratie in te vullen, werd op de zoneraad van 1 juli 2022 een vacature voor een administratief medewerker via aanwerving openverklaard. Deze openverklaring kan pas gepubliceerd worden in het najaar 2022, waardoor de beide diensten pas ten vroegste einde voorjaar 2023 de nodige ondersteuning zullen krijgen.

 

Om de dringende administratieve ondersteuning aan beide diensten te kunnen bieden, wordt ervoor gekomzen om een administratief medewerker financiën - regio met tijdelijk contract van zes maanden, indien nodig verlengbaar, aan te werven.

 

Beraadslaging

Alle aanwezige burgemeesters stemden als volgt over de behandeling van het hoogdringend agendapunt: akkoord, mits het zonder voorwerp verklaren van het besluit tot intrekking van de vacature.

 

Financiële implicatie

 

Financiële informatie

Geen financiële impact.

 

Advies financiële dienst

Niet van toepassing.

 

Motivering

Niet van toepassing.

 

Besluit

 

Artikel 1

De zoneraad besluit na individuele stemming dat volgende hoogdringende agendapunt in openbare zitting behandeld zal worden:

●        Openverklaring tijdelijk contract één administratief medewerker financiën / regio.

Publicatiedatum: 26/10/2022
Overzicht punten

Zitting van 26 augustus 2022

 

OPENBARE ZITTING

 

3 Secretariaat - Notulen van de vorige vergadering - openbare zitting

 

Beschrijving

 

Juridische gronden

  • Artikel 49, laatste lid van de wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid.

 

Bijlagen

  • 20220701 SECR Bijlage 1 ZR_20220701_Notulen_DEF

 

Besluit

 

Artikel 1

De zoneraad keurt de notulen van de openbare zitting van de zoneraad van 1 juli 2022 goed zonder opmerkingen.

Publicatiedatum: 26/10/2022
Overzicht punten

Zitting van 26 augustus 2022

 

OPENBARE ZITTING

 

4 Financiën - Begrotingswijziging 2022 - meningvormend

 

Beschrijving

 

Juridische gronden

●        Wet van 15 2077 betreffende de civiele veiligheid.

●        KB van 19 april 2014 houdende het algemeen reglement op de boekhouding van de hulpverleningszone.

●        Ministeriële omzendbrief van 27 juli 2021 van FOD BIZA betreffende de onderrichtingen voor de opmaak van de begroting van de hulpverleningszones voor 2022 en de bijhorende begrotingswijzigingen.

●        Brief FOD BIZA van 17 maart 2022 betreffende het bedrag en het gebruik van de federale dotaties 2022.

 

Aanleiding

Na zes maanden werking is een begrotingswijziging noodzakelijk omwille van een aantal redenen:

●  aanpassing van het rekeningresultaat 2021;

●  aanpassing van het bedrag van de federale dotaties;

●  bijsturing budgetten in functie van voortschrijdend inzicht en nieuwe informatie.


Argumentatie

De krijtlijnen van de begrotingswijziging voor de gewone en buitengewone dienst worden ter zitting toegelicht door de bijzondere rekenplichtige, Jerry Kegels.

 

Bijlagen

  • 20220826 FIN Bijlage 1 BW2022_bundel_ZR26082022
  • 20220826 FIN Bijlage 2 - aangepaste versie BW2022_bundel_ZR26082022

 

Beraadslaging

De bijzondere rekenplichtige, Jerry Kegels, geeft een toelichting met presentatie over de begrotingswijziging 2022.

 

De waarnemend voorzitter benadrukt het harde werk van de dienst financiën en bedankt hen hiervoor.

 

Financiële implicatie

 

Financiële informatie

Begrotingswijziging 2022.

 

Advies financiële dienst

Niet van toepassing.

 

Motivering

Niet van toepassing.

 

Besluit

 

Artikel 1

De zoneraad gaat akkoord met het ontwerp van begrotingswijziging 2022.

 

Artikel 2

De zoneraad beslist om op 21 september 2022 een informatievergadering te organiseren voor de algemeen en financieel directeurs en de gemeenteraadsleden.

 

Artikel 3

De zoneraad beslist om het voorstel van begrotingswijziging 2022 te laten goedkeuren op de zoneraad van 30 september 2022.

Publicatiedatum: 26/10/2022
Overzicht punten

Zitting van 26 augustus 2022

 

OPENBARE ZITTING

 

5 Overheidsopdrachten - Toetreding hernieuwde raamovereenkomst "schoonmaak en hygiënische producten" van CREAT aankoopcentrale

 

Beschrijving

 

Juridische gronden

●        Artikel 85 van de wet van 15 mei 2007 betreffende de Civiele Veiligheid.

●        Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.

●        Artikel 2, 35° en artikel 47 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.

●        Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

●        Koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.

●        Besluit Zoneraad van 29 november 2019 omtrent Voorstel nieuwe beslissings- / delegatiestructuur inzake overheidsopdrachten.

 

Aanleiding

De aankoopcentrale CREAT heeft sinds september 2021 een raamovereenkomst lopen voor de aankoop van schoonmaak- en hygiënische producten. Via de leverancier BOMA bieden zij een ruim aanbod aan schoonmaakproducten, -materialen en hygiënische producten en papierwaren.

 

Indien Brandweer Zone Rand ook in de toekomst van deze raamovereenkomst wenst te genieten, is het noodzakelijk een formele goedkeuring hiervan te kunnen voorleggen.

 

Argumentatie

Brandweer Zone Rand wenst aan te sluiten op deze raamovereenkomst, aangezien er al veel producten uit het aangeboden gamma bij dezelfde leverancier worden aangekocht, doch aan veel minder interessante prijzen. Een controle van enkele producten toonde dat de afname uit de raamovereenkomst financieel véél aantrekkelijker is.

 

Het is derhalve aangewezen gebruik te maken van deze raamovereenkomst om volgende redenen:

●        De in deze raamovereenkomst voorziene technische en kwaliteitseisen voldoen aan de behoeften van Brandweer Zone Rand;

●        Er moet zelf geen gunningsprocedure meer gevoerd worden, wat een besparing aan tijd en geld betekent;

●        Er is geen verplichting tot afname van goederen;

●        De inschrijver heeft de keuze af te nemen van de gegunde percelen naar eigen behoefte gedurende looptijd van het contract;

●        De tarieven zijn dusdanig interessant, zulke prijzen kan de zone zonder het voeren van een eigen procedure niet bedingen. De kortingen dewelke CREAT heeft kunnen bedingen zijn uitzonderlijk hoog.

 

De nieuwe looptijd ving aan op 1 september 2021 en loopt af op 31 augustus 2025. Brandweer Zone Rand kan derhalve gedurende deze ganse looptijd aan interessante prijzen, onder de voorwaarden van het bestek, bestellingen plaatsen, zonder afnameverplichting en volgens eigen noodzaak. Afname gebeurt via het webportaal van CREAT, waarbij men wordt afgeleid naar de webshop van de leverancier. Betalingen worden via de CREAT aankoopcentrale geregeld.

 

Bijlagen

  • 20220826 FIN Bijlage 1 Schoonmaak en hygiënische producten - september 2021

 

Financiële implicatie

 

Financiële informatie

Geen financiële impact.

 

Advies financiële dienst

Niet van toepassing.

 

Motivering

Niet van toepassing.

 

Besluit

 

Artikel 1

De zoneraad gaat akkoord om in te tekenen op de raamovereenkomst "Schoonmaak- en hygiënische producten", zoals toegewezen door aankoopcentrale CREAT, aan de firma BOMA NV, maatschappelijke zetel Noorderlaan 131 te 2030 Antwerpen, gekend onder het KBO met nr. BE0422.029.182.

Publicatiedatum: 26/10/2022
Overzicht punten

Zitting van 26 augustus 2022

 

OPENBARE ZITTING

 

6 Opbouw van de organisatie - Intrekken openverklaring van één vacature administratief medewerker via aanwerving

 

Beschrijving

 

Juridische gronden

●        Koninklijk Besluit van 25 april 2014 betreffende de minimale administratieve en operationele functies die de hulpverleningszones moeten oprichten.

●        Rechtspositieregeling voor niet-operationeel personeel Brandweer Zone Rand

●        Selectieprocedure niet-operationeel personeel Brandweer Zone Rand.

●        Personeelsformatie en organogram.

●        Besluit zoneraad 1 juli 2022 - Openverklaring administratief medewerker via aanwerving.

 

Aanleiding

Om het personeelstekort van een 0,5 VTE (VolTijdsEquivalent) op de dienst FIN, alsook de dienst regioadministratie in te vullen, werd op de zoneraad van 1 juli 2022 een vacature voor een administratief medewerker financiën/regio via aanwerving openverklaard.

 

Deze openverklaring kan pas gepubliceerd worden in het najaar 2022, waardoor de beide diensten pas ten vroegste einde voorjaar 2023 de nodige ondersteuning zullen krijgen.

 

Argumentatie

Om de dringende administratieve ondersteuning aan beide diensten te kunnen bieden, werd beslist de openverklaring voor een administratief medewerker via aanwerving in te trekken en deze te vervangen door een openverklaring voor een administratief medewerker financiën/regio met tijdelijk contract van zes maanden, indien nodig verlengbaar.

 

Beraadslaging

De zonecommandant licht toe dat de openverklaring van een administratief medewerker financiën/ regio dient behouden te blijven, aangezien thans wordt verzocht om, wegens de huidige nood, tijdelijk een vacature voor een administratief medewerker financiën/ regio open te verklaren. De vacature voor onbepaalde duur van een administratief medewerker financiën regio wordt niet gepubliceerd vooraleer het contract van bepaalde duur van de administratief medewerker financiën/regio is afgerond.

 

Financiële implicatie

 

Financiële informatie

Geen financiële impact.

 

Advies financiële dienst

Niet van toepassing.

 

Motivering

Niet van toepassing.

 

Besluit

 

Artikel 1

De intrekking van de openverklaring van een vacature voor administratief medewerker financiën/ regio via aanwerving wordt zonder voorwerp verklaard.

Publicatiedatum: 26/10/2022
Overzicht punten

Zitting van 26 augustus 2022

 

OPENBARE ZITTING

 

7 Opbouw van de organisatie - Openverklaring tijdelijk contract één administratief medewerker financiën / regio

 

Beschrijving

 

Juridische gronden

●        Koninklijk Besluit van 25 april 2014 betreffende de minimale administratieve en operationele functies die de hulpverleningszones moeten oprichten.

●        Rechtspositieregeling voor niet-operationeel personeel Brandweer Zone Rand.

●        Selectieprocedure niet-operationeel personeel Brandweer Zone Rand.

●        Personeelsformatie en organogram.

●        Besluit zoneraad 1 juli 2022 - Openverklaring administratief medewerker via aanwerving.

●        Besluit zoneraad 26 augustus 2022 - Intrekken openverklaring administratief medewerker via aanwerving.

 

Aanleiding

De personeelsformatie van het niet-operationeel personeel voorziet 1,5 VTE (VolTijdsEquivalent) administratief medewerker FIN waarvan nu 1 VTE is ingevuld en voorziet 5 VTE administratief medewerkers regio waarvan nu 4,5 VTE is ingevuld. Momenteel heeft Brandweer Zone Rand geen deeltijdse contracten, waardoor deze 2 openstaande 0,5 VTE worden gecombineerd naar 1 VTE voor ondersteuning van de administratieve werking op de verschillende diensten.

 

Omdat de diensten financiën en regioadministratie onderbemand zijn, en de openverklaring voor administratief medewerker via aanwerving voor de diensten financiën / regio pas in het najaar kan gepubliceerd worden, werd beslist deze openverklaring in te trekken en te vervangen door een openverklaring voor een tijdelijk contract.

 

Argumentatie

Om beide diensten zo snel mogelijk te kunnen ondersteunen, wordt ervoor gekozen om een tijdelijk contract voor zes maanden, indien nodig verlengbaar, voor een voltijdse administratieve medewerker financiën / regio vacant te verklaren.  Gezien de procedure en invulling voor een tijdelijke vacature minder werklast met zich meebrengt.

 

De functiebeschrijving volgens het functieboek niet-operationeel personeel is als bijlage gevoegd.

 

Bijlagen

  • 20220701 HRM Bijlage 1 Functieprofiel Administratief medewerker personeelsdienst

 

Financiële implicatie

 

Financiële informatie

Loonschaal C1-C3, conform de bezoldigingsregeling van het niet operationeel personeel van de hulpverleningszones.

 

351/111-01 - Bezoldiging personeel HVZ

351/112-01 - Vakantiegeld personeel HVZ

351/113-01 - Patronale bijdragen RSZPPO personeel HVZ

 

Advies financiële dienst

Advies gevraagd.

 

Motivering

De nodige kredieten werden voorzien in begroting 2022.

 

Besluit

 

Artikel 1

Eén vacature voor een tijdelijk contract administratief medewerker financiën / regio van zes maanden, eventueel verlengbaar, wordt open verklaard binnen Brandweer Zone Rand.

 

Artikel 2

Deze vacature kan ingevuld worden via aanwerving via een tijdelijke overeenkomst.

Publicatiedatum: 26/10/2022
Overzicht punten

Zitting van 26 augustus 2022

 

OPENBARE ZITTING

 

8 Algemeen - Kwartaalrapportage kwartaal 2 - 2022

 

Beschrijving

 

Juridische gronden

●        Artikel 110, laatste lid van de wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid.

●        Besluit zonecollege 26 augustus 2022 - Kwartaalrapportage kwartaal 2 - 2022.

 

Aanleiding

Overeenkomstig artikel 110, laatste lid van de wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid brengt de zonecommandant elke drie maanden verslag uit aan het zonecollege over de werking van de zone en brengt deze instantie op de hoogte van klachten van buitenaf aangaande de werking of het optreden van het personeel van de zone.

 

Argumentatie

De zonecommandant brengt 1,5 maand na het afsluiten van elk kwartaal een rapport uit over de werking van Brandweer Zone Rand over de voorbije drie maanden. Er wordt gekozen om het rapport uit te brengen 1,5 maand na het afsluiten van het kwartaal, zodat hierin alle gegevens met betrekking tot dat kwartaal kunnen worden verwerkt.

 

Zie vanaf 23 augustus 2022 de bijlage voor het kwartaal Q2 van het jaar 2022.

 

Bijlagen

  • 20220826 BA Bijlage 1 2022Q2 KwartaalrapportageZC
  • 20220826 BA Bijlage 2 2022Q2 Kwartaalrapportage - overzicht interventies per gemeente

 

Beraadslaging

De waarnemend voorzitter uit zijn waardering voor het aantal interventies en tussenkomsten, waarbij iedereen zich geborgen mag voelen door de dienstverlening van Brandweer Zone Rand. Hij dankt ook iedereen achter de schermen hiervoor.

 

De waarnemend voorzitter stelt dat in de volgende kwartaalrapportage gerapporteerd zal worden over de wespen.

 

Burgemeester Frank Gys vraagt of de interventies betrekking hebben op het grondgebied van elke gemeente. De zonecommandant bevestigt dit.

 

Burgemeester Dis Van Berckelaer informeert of het mogelijk is na te gaan hoe vaak een post tussenkomt op een ander grondgebied. De zonecommandant stelt dat het niet zeker is of kan worden achterhaald welke post naar welke gemeente is uitgereden, maar wel hoe vaak een post is uitgereden. De zonecommandant bekijkt met de dienst OPTECH van de directie operaties welke cijfers op postniveau aangereikt kunnen worden bij een volgende kwartaalrapportage.

 

Financiële implicatie

 

Financiële informatie

Geen financiële impact.

 

Advies financiële dienst

Niet van toepassing.

 

Motivering

Niet van toepassing.

 

Besluit

 

Artikel 1

De zoneraad neemt kennis van de kwartaalrapportage van het kwartaal Q2 van het jaar 2022.

 

Artikel 2

De zoneraad stelt het rapport ter beschikking van alle medewerkers van Brandweer Zone Rand op het intranet van Brandweer Zone Rand.

Publicatiedatum: 26/10/2022