Zitting van 29 april 2022
OPENBARE ZITTING
6 Financiën - Vaststelling jaarrekening 2021
Beschrijving
Juridische gronden
● Wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid.
● KB van 19 april 2014 houdende het algemeen reglement op de boekhouding van de hulpverleningszone.
Aanleiding
De zoneraad stelt de jaarrekening 2021 vast en neemt kennis van de bundel met toelichting. Jaarrekening 2021 geeft het financieel beeld van het 7de werkingsjaar van Brandweer Zone Rand.
Argumentatie
- GEWONE DIENST
Het begrotingsresultaat eigen dienstjaar bedraagt 256.206,47 euro.
● gewone dienst : - 2.965.719,34 euro
● buitengewone dienst 3.221.925,81 euro
Aangevuld met de resultaten uit vorige dienstjaren van 3.562.000,91 euro
● gewone dienst : 6.783.926,72 euro
● buitengewone dienst : - 3.221.925,81 euro
resulteren in een algemeen positief begrotingsresultaat van 3.818.207,38 euro.
De personeelskosten maken jaarlijks het grootste deel uit van de uitgaven gewone dienst. In 2021 werden er voor 12.387.442,30 euro personeelsuitgaven gedaan. Dit maakt 59% van de uitgaven van de gewone dienst. De uitgaven personeel werden voor 90% gerealiseerd in vergelijking met de vooropgestelde begroting.
Het verschil is deels toe te schrijven aan de opschorting van goedkeuring van het operationeel personeelsplan waardoor de voorziene invullingen vanuit de werfreserve vertraging hebben opgelopen. Het betrof hier 9 brandweermannen, 4 sergeanten en 1 bevordering naar luitenant. Daarnaast haakte 1 kandidaat sergeant af waardoor deze plaats niet ingevuld werd. De voorziene juridisch deskundige werd niet ingevuld op basis van de volledige evaluatie van het niet-operationeel personeelsplan.
In 2de instantie is de afwijkende realisatiegraad toe te wijzen aan een veel lichter wespenseizoen en helaas merken we ook nog steeds de impact van de corona maatregelen op de prestatie-uren van onze vrijwilligers. Langlopende opleidingen werden tevens uitgesteld door de werkdruk op verschillende diensten.
Het voorziene budget voor psychosociale interventies werd minder benut dan voorzien.
Op 31/12/2021 bedraagt het personeelsbestand van Brandweer Zone Rand 945 medewerkers:
● 853 vrijwilligers
● 27 contractuele medewerkers
● 65 operationele beroepskrachten
52 medewerkers kwamen in dienst in 2021 waarvan:
● 35 vrijwilligers
● 4 contractuele medewerkers
● 13 operationele beroepskrachten
56 medewerkers verlieten onze hulpverleningszone waarvan:
● 52 vrijwilligers
● 3 contractuele medewerker
● 1 operationele beroepskracht
De werkingskosten vertegenwoordigen een bedrag van 5.027.368,02 euro. Daarmee nemen zij 24% van de totale uitgaven gewone dienst in. De realisatiegraad bedraagt hier 80%.
De analyse van de uitgaven van rekening 2021 t.o.v. de initieel opgemaakte budgetten werd dit jaar eveneens gedaan door elke directeur voor zijn/haar beleidsdomein.
Regionale werking - regiomanagers
In 2021 werd de evolutie richting meer zonale organisatie en aankopen doorgezet o.a. voor de economische codes 124-02 (technische benodigdheden), 124-06 (prestaties derden) en 125-06 (prestaties derden gebouw). Omdat er meer en meer materialen vanuit logistiek (niet-rollend materieel) aangekocht en uitgeleverd werden, moet er minder op lokaal budget aangekocht worden. De impact van die tendens op de lokale budgetten kon ten tijde van de opmaak van de begroting 2021 moeilijk helemaal worden ingeschat, waardoor die nog grotendeels werden opgemaakt op basis van historische gegevens (jaren 2020 en daarvoor). Dit leverde eerder een overschatting op. Door de schaalvergroting en post-overstijgend handelen konden ook grotere kortingen verkregen worden en efficiëntiewinsten behaald worden.
Enkele uitgaven kredieten zijn gekoppeld aan de hoeveelheid interventies waardoor dit een moeilijk in te schatten factor is. Daarnaast zijn kleinere posten zoals 123-16 (receptie- en representatiekosten) onderhevig aan "toevallige" lokale factoren zoals grotere interventies, stormweer en plechtigheden. In een aantal posten deden zich dergelijke gebeurtenissen minder of zelfs niet voor, waardoor de budgetten slechts beperkt werden aangewend.
Beleidsdomein Risicobeheersing - directeur Danny Van Oeckel
Er is een budget voorzien om voor moeilijke dossiers een studiebureau te kunnen inschakelen
(35130/123-06). Hiervoor was 30.000 euro voorzien en werd slechts 2.075 euro aangewend. Men kan hier indien nodig onmogelijk wachten op een begrotingswijziging. Dat is het belangrijkste deel van het budget.
Omwille van Corona waren er geen schoolbezoeken, geen vormingen, geen opendeurdagen. De versnippering in capaciteit maakt ook dat men te traag vordert. Door de herschikking van het personeel moet dit uiterlijk begin 2023 beter benut kunnen worden. Het budget voor de studiekosten zouden we ook kunnen gebruiken om virtuele apps te laten ontwikkelen maar dit willen we enkel doen in samenwerking met andere zones, aangezien deze toepassing vrij beschikbaar gesteld kan worden.
Beleidsdomein HRM - directeur Annick Vervoort
Binnen de werkingskosten van dit beleidsdomein is het grootste verschil toe te wijzen aan het verschil op begrotingsartikel 35140/123-17, de kosten voor de beroepsopleiding.
● 25.000 euro is toe te schrijven aan een minder aantal deelnemers voor brevet opleidingen (BO1, MO1...) en dit omdat verschillende wachtlijsten ondertussen afgewerkt geraken.
● 20.000 euro is niet uitgegeven voor het bijwonen van congressen en beurzen (o.a. internationale beurs Interschutz) wegens annulatie door corona.
● De voortgezette opleidingen (bvb scenariotraining brand, redding bij instorting, omgaan met verdovende middelen...) bleken hoger gesubsidieerd te zijn dan initieel ingeschat. Deze info en de bijkomende facturatie was maar na de budgetwijziging bekend waardoor de bedragen niet aangepast konden worden.
● Tot slot zijn enkele gespecialiseerde opleidingen (bvb kettingzagen voor 43.000 euro en rijbewijzen C voor bijna 20.000 euro) niet doorgegaan in 2021 omwille van corona.
Beleidsdomein Operaties - directeur Dwino Aerts
Hier werd een bedrag van bijna 82.800 euro niet besteed. Vooral binnen de economische code 124-02 was de afwijking het grootst. Hier was een budget van 68.000 euro voorzien waarvan slechts 23.000 euro besteed werd. Dit is in grote lijnen toe te schrijven aan o.a. de aankoop van goedkopere pagers, 200 batterijen die niet aangekocht werden alsook minder behoefte aan wisselstukken. Ook binnen economische code 124-06 werd aanzienlijk minder uitgegeven dan gebudgetteerd omwille van een zeer beperkt aantal herstellingen. De budgetten in 2022 werden bijgestuurd.
Beleidsdomein Bedrijfsvoering - directeur Nathalie Mortelmans
Het beleidsdomein Bedrijfsvoering omvat zowat alle begrotingsartikelen die niet aan een ander beleidsdomein kunnen toegewezen worden. Het bevat dus erg veel budgetposten en is daarom ook moeilijker in te schatten. De grootste afwijking binnen dit domein is zeker toe te schrijven aan het bedrag dat bij begrotingswijziging extra voorzien werd op 351/124-06 (+ 225.000 euro) voor de uitvoering van mogelijke saneringen m.b.t. PFOS schuim. Dit is tot op heden nog niet gebeurd waardoor dit krediet grotendeels onbenut bleef.
Ook hadden we voor de nutsverbruiken ruim budget voorzien en vallen de effectieve uitgaven beter mee dan gedacht. Vermoedelijk kan dit ook toe te schrijven zijn aan verminderde aanwezigheid op kantoor en brandweerposten omwille van corona. Ditzelfde geldt voor de olie en brandstof van de voertuigen.
Eveneens noteren we minder uitgaven aan erelonen en vergoedingen voor experten en consultants. De voorziene uitgaven voor ondersteuning voor de communicatiedienst en GDPR-verplichtingen werden slechts beperkt uitgevoerd.
Beleidsdomein Logistiek - directeur Koen Vanderzwalm
Verdere verfijning is hier zeker nog mogelijk en nodig. Op sommige economische codes is het overschot te verklaren door de overgang van een budget dat zowel zonaal als lokaal beheerd wordt naar een zuiver zonaal budget. Op basis van de realisatiegraad in 2020 en 2021 moet dit bij een volgende BW alsook begroting 2023 correcter kunnen worden ingeschat. Er gebeurde een vergissing in het budget 35152/124-12 waardoor het budget te hoog bleek, dit werd alvast voor de begroting 2022 bijgesteld. Ook het te hoge budget op 35152/124-06 werd reeds aangepast voor 2022. Bij de categorie PBM's dient ook de gewone dienst in 2022 beter beheerd te worden. Indien bijstelling nodig blijkt, wordt dit alvast bij begrotingswijziging 2022 opgenomen. Buiten de herstellingen en onderhoudskosten die onvoorspelbaar zijn, streeft de dienst logistiek er wel naar om dit jaar en zeker richting 2023 de realisatiegraad te verhogen, inzonderheid voor wat betreft de gewone dienst.
In het algemeen kan men stellen dat binnen deze economische groep 71, werkingskosten, nog heel wat ruimte is tot verbetering m.b.t. de graad van besteding. De wijze van opmaak Begroting 2022 zal hieraan alvast deels oplossing bieden. Deze werd immers opgemaakt per regio en niet meer per lokale brandweerkazerne. Daardoor worden alvast de marges op vele kleine budgetposten gereduceerd.
De overdrachten sluiten quasi volledig aan bij het gebudgetteerde bedrag met een bestedingsgraad van 94%.
De schuld uitgaven vertonen een realisatiegraad van ruim 98%. Logisch want dit kan aan de hand van de aflossingstabellen mooi ingeschat worden. Enkel de aangerekende negatieve intresten en de kosten van leasing van voertuigen kunnen afwijken. Op de intresten van leasing van voertuigen wordt BTW gerekend en het bijzonder verhoudingsgetal voor aftrek van BTW wijzigt ieder jaar. Dit hangt immers af van de omzet van het afgelopen jaar en is dus moeilijk voorspelbaar.
Binnen de economische groep 76 vorige dienstjaren, zien we een negatief bedrag (lees: ontvangst) van 219.848,85 euro. Dit is samengesteld uit enerzijds niet gebruikte kredieten (-284.784 euro) uit het T-formulier en anderzijds nieuwe kredieten (64.935 euro) m.b.t. vorige dienstjaren.
Ook speelt de aftrekbaarheid van de btw hier elk jaar zijn specifieke rol. Het percentage aftrekbare BTW moet immers jaarlijks geëvalueerd en aangepast worden en wordt bepaald door het omzetbedrag per type interventie en de verhouding tussen het aantal belaste interventies en het totaal aantal interventies.
De overboeking van gewone naar buitengewone dienst werd voorzien in de begrotingswijziging 2021-1 om het negatief resultaat van de buitengewone dienst van vorige dienstjaren te compenseren. De effectieve overboeking nodig om de buitengewone dienst op nul te krijgen, bedroeg 2.887.968,75 euro i.p.v. de voorziene 3.221.922,81 euro.
Onze hulpverleningszone haalde haar inkomsten binnen de gewone dienst in 2021 voor 95% uit federale en gemeentelijke toelagen, de overdrachten genoemd in de NGB boekhouding. Van het totale bedrag van 17.019.273,13 euro ontvangen we voor 11.243.089 euro gemeentelijke toelagen, goed voor zo’n 66%. Via de federale overheid ontvingen we een bedrag van 5.353.380,96 euro aan basis- en bijkomende dotatie. Dit vertegenwoordigt een aandeel van 31%. (in 2020 bedroeg dit slechts 23%)
Het bedrag aan prestaties betreft hoofdzakelijk de facturen die we opmaken m.b.t. preventie dossiers, ziekenwagen ritten en interventies. Deze 3 categorieën zijn goed voor een totaalbedrag van 860.193,75 euro en vertegenwoordigen daarmee ruim 93% van de prestatie inkomsten.
Zoals reeds eerder in het verslag toegelicht, dient het percentage aftrekbare BTW jaarlijks geëvalueerd en aangepast te worden omwille van enerzijds het omzetbedrag per type interventie dat al dan niet zorgt voor belastbaarheid en anderzijds de verhouding tussen het aantal belaste interventies en het totaal aantal interventies.
De overige 7% betreft de ontvangsten alle aard en de persoonlijke bijdragen van de maaltijdcheques van het personeel van de zone alsook een teruggave van BTW voor een bedrag van 170.192 euro.
Onderstaande tabel geeft het aantal facturen weer sinds de opstart van de hulpverleningszone.
- BUITENGEWONE DIENST
Het begrotingsresultaat eigen dienstjaar bedraagt 3.221.925,81 euro. Verrekend met een negatief resultaat uit vorige dienstjaren van -3.221.925,81 euro bekomen we een algemeen neutraal begrotingsresultaat van 0 euro.
De investeringen bestonden uit:
● Bijna 11% of een bedrag van 515.250 euro werd besteed aan de aankoop van de grond voor het nieuw zonaal kantoor.
● Aan uitrusting en exploitatiemateriaal werd 125.266 euro besteed of een kleine 3% van het totale investeringsbedrag.
● Meubilair en informaticamateriaal werd aangekocht voor respectievelijk 42.015 euro en 68.000 euro. Samen goed voor een kleine 3% van het totale investeringsvolume.
● Het grootste aandeel ging naar de aankoop van transportmateriaal voor een bedrag van 2.402.317 euro of quasi 51%.
● Aankoop van machines en andere uitrusting beneemt 31% van het totale investeringsbedrag met 1.483.869 euro.
● Het buitengewoon onderhoud aan transportmateriaal heeft ons 102.039 euro gekost, 2% van het totale bedrag.
Voor alle investeringen samen noteren we een realisatiegraad van 96%. Dit getuigt van een zeer realistische opmaak van het investeringsbudget 2021.
Het bedrag van de overdrachten is hetzelfde als het bedrag van de uitgaven investeringen. Deze worden immers 100% gefinancierd met de gemeentelijke investeringstoelagen.
De ontvangsten investeringen betreft het resultaat van de veiling georganiseerd in 2021. Daar werden verschillende afgeschreven voertuigen en materialen verkocht. Dit blijft een moeilijk in te schatten bedrag.
De overboekingen bedragen in 2021 2.887.968,75 euro. Dit bedrag werd gehanteerd om het resultaat van de buitengewone dienst neutraal te krijgen. Er diende een negatief resultaat van 3.221.925,81 euro uit het verleden gecompenseerd te worden.
Met het boekhoudkundig resultaat wordt het resultaat aangeduid, gebaseerd op de aanrekeningen aan uitgavenzijde (inboeken van facturen) en de definitief vastgelegde rechten aan inkomstenzijde (ontvangsten waarvan we zeker zijn dat we ze zullen ontvangen).
Het T-formulier bedraagt in totaliteit 4.906.093 euro. Dit is de verzameling van vastleggingen die drukken op het budgettair resultaat van dienstjaar 2021 maar die pas in 2022 of later aangerekend zullen worden. (lees: facturen ontvangen en boeken).
Bijlagen
- 20220429 FIN bijlage 1 Bundel jaarrekening 2021
Beraadslaging
De bijzondere rekenplichtige, Jerry Kegels, geeft een toelichting over de jaarrekening 2021. De zonecommandant vult verder aan.
Zie voor de volledige toelichting de opname van de zitting:
https://brandweerzonerand.be/content/zoneraad-2022.
Financiële implicatie
Financiële informatie
Jaarrekening 2021.
Advies financiële dienst
Niet van toepassing.
Motivering
Niet van toepassing.
Besluit
Artikel 1
De zoneraad stelt de jaarrekening 2021 vast.