Zitting van 22 december 2023
OPENBARE ZITTING
9 Opbouw van de organisatie - Opvolging referentieperiode voortgezette opleiding
Beschrijving
Juridische gronden
● Artikel 26, lid 1 wet van 15 mei 2007 betreffende de Civiele Veiligheid.
● Artikel 150 van Koninklijk Besluit 19 april 2014 tot bepaling van het administratief statuut van het operationeel personeel van de hulpverleningszone (hierna 'KB administratief statuut').
● Artikel 302 van Koninklijk Besluit 19 april 2014 tot bepaling van het administratief statuut van het operationeel personeel van de hulpverleningszone (hierna 'KB administratief statuut').
● Koninklijk Besluit 18 november 2015 betreffende de opleiding van de leden van de openbare hulpdiensten en tot wijziging van diverse koninklijke besluiten (hierna 'KB opleidingen).
● Ministeriële omzendbrief oktober 2023 - Voortgezette opleiding.
● Besluit zonecollege 31 maart 2023 - Einde referentieperiode voortgezette opleiding.
● Besluit zoneraad 28 april 2023 - Einde referentieperiode voortgezette opleiding.
● Besluit zonecommandant 16 november 2023 - Delegatie van zonecommandant naar afgevaardigden.
● Besluit zonecommandant 5 december 2023 - Zonale richtlijnen einde referentieperiode voortgezette opleiding.
● Brief FOD Binnenlandse Zaken 10 maart 2023 - Einde eerste referentieperiode voortgezette opleiding.
Aanleiding
Het KB administratief statuut bepaalt in artikel 150 §1 dat de personeelsleden minimaal 120 u voortgezette opleiding per vijf jaar dienen te volgen om de vroeger verworven competenties te behouden en reactief aan te passen en om proactief nieuwe technieken en competenties aan te leren zodat de personeelsleden de uitgeoefende functie op een efficiënte en veilige manier kunnen blijven uitvoeren.
Indien niet aan deze minimale verwachting wordt voldaan, volgt volgens artikel 302 van het KB administratief statuut een ontslag van ambtswege.
Enkel wanneer er sprake is van een situatie van overmacht, kan er worden afgeweken van het uitspreken van het ambtshalve ontslag. In het geval dat een personeelslid het aantal uren voortgezette opleiding bedoeld in artikel 150 §1 niet behaalt, dan hoort de zonecommandant of haar afgevaardigde het personeelslid vooraleer over te gaan tot ontslag.
Op basis van dit verhoor formuleert de zonecommandant of haar afgevaardigde een advies aan de zoneraad. De zoneraad beslist, op basis van het advies en het verslag van het verhoor, om de overmacht te aanvaarden of over te gaan tot het ontslag van ambtswege.
Op 31 december 2023 eindigt de eerste periode van 5 jaar voor het behalen van het verplicht aantal uren voortgezette opleiding voor de operationele medewerkers.
Voor de periode tijdens de COVID-pandemie werd het aantal uren verplichte voortgezette opleiding aangepast. 2020 is een nuljaar en 2021 is voor de helft vrijgesteld. Het totale aantal uren voortgezette opleiding is voor de referentieperiode 2019-2023 bijgevolg aangepast naar 84 uur (2019: 24u; 2020: 0u, 2021: 12u, 2022: 24u; 2023: 24u).
Argumentatie
Brandweer Zone Rand hecht veel belang aan oefeningen en opleidingen opdat alle operationele personeelsleden op een veilige en kwalitatief hoogstaande wijze hun interventiewerk kunnen doen. De nadruk op het volgen van voldoende opleiding wordt regelmatig herhaald in de posten en in zonale berichtgeving.
In de referentieperiode werd door Brandweer Zone Rand volgend aantal uren voortgezette opleiding aangeboden aan haar operationele personeelsleden:
| voor basiskader | voor middenkader | voor hoger kader |
2019 | 24 uren | 30 uren | 30 uren |
2020 | 10 uren | 10 uren | 10 uren |
2021 | 52 uren | 64 uren | 79 uren |
2022 | 67 uren | 79 uren | 94 uren |
2023 | 42 uren | 57 uren | 66 uren |
TOTAAL | 195 uren | 240 uren | 279 uren |
Dit zonale aanbod aan voortgezette opleiding was ruim voldoende om het verplicht aantal uren (i.c. 84 uren) te behalen. 624 van de 652 geïmpacteerde personeelsleden behaalden dan ook het aantal uren voortgezette opleiding tijdens de referentieperiode. Dit is 95,7%.
Zij halen gemiddeld per persoon 167 uren voortgezette opleiding over de referentieperiode 2019-2023 (op datum van 5 december 2023). Hetzij 33,5u per opleidingsjaar.
Na het ontvangen van de brief van de FOD Binnenlandse Zaken op 10 maart 2023 werd in en met de technische commissie (= postcoördinatoren en regiomanagers) op 27 maart 2023 uitgebreid stilgestaan bij de impact van het einde van de referentieperiode op de organisatie en op de individuele medewerkers.
Vanaf april werd een nog gerichter communicatietraject gestart om personeelsleden individueel te informeren over hun behaalde aantal uren voortgezette opleiding en het mogelijke ontslag van ambtswege bij tekort aan uren op 31 december 2023. In de zonale nieuwsbrief van begin juni werd nogmaals een algemene communicatie opgenomen.
De zoneraad werd door de zonecommandant op 28 april en op 7 juli 2023 op de hoogte gebracht van de stand van zaken en van de stappen die ondernomen werden om alsnog zoveel mogelijk collega's voldoende opgeleid te krijgen en aan boord te houden.
Vanuit de regiomanagers en de technische commissie werd de opdracht gegeven aan evaluatoren en/of ploegleiders om een punctueel functioneringsgesprek te voeren met de personeelsleden die een aanzienlijk aantal uren opleiding te kort hadden en die 84 uren niet dreigden te halen. Tijdens dit gesprek lichtten zij het personeelslid in over zijn/haar aantal uren voortgezette opleiding en zochten ze gezamenlijk naar een stappenplan om het benodigd aantal uren voortgezette opleiding toch te behalen en het ontslag van ambtswege te voorkomen.
De dienst Vorming, Training en Opleiding (VTO) voorzag hierin een lijst per post van alle personeelsleden met hun aantal uren voortgezette opleiding tijdens de referentieperiode 2019 tot heden.
Op 5 september 2023 werd advies van de toezichthoudende overheid ingewonnen over de timing van het horen van de personeelsleden en het uitvoeren van de besluiten van ontslag van ambtswege. Op 3 oktober 2023 gaf de toezichthoudende overheid volgend advies:
"om het horen van het personeelslid, overeenkomstig artikel artikel 302, 2e lid KB adm statuut, te laten plaatsvinden in de periode november/december 2023 zodoende dat het ambtshalve ontslag – m.i.v. 1.1.2024 – nog kan uitgesproken worden op de zoneraad van december 2023. Indien het betrokken personeelslid zijn/haar tekort alsnog zou inhalen en aldus wel zou voldoen aan de verplichting uit artikel 150 KB adm statuut (i.c. 84u VO behalen) op 31.12.2023 dan kan de beslissing van de zoneraad ingetrokken worden".
Dit advies werd bevestigd in de omzendbrief voortgezette opleiding en FAQ die Brandweer Zone Rand op 27 oktober 2023 ontving van de toezichthoudende overheid.
In november 2023 startte de zonale communicatie rond de planning van gesprekken voor elk personeelslid dat op dat moment nog niet het verplichte aantal uren voortgezette opleiding voor de referentieperiode 2019-2023 had behaald. De gesprekken tussen de individuele medewerker en de zonecommandant, of haar afgevaardigde, vonden plaats tussen 20 november en 12 december.
Dit verliep volgens volgende communicatieplanning:
● 7 november 2023: afstemming met directieteam over de geplande communicaties en over het vastleggen van de afgevaardigden van de zonecommandant
● 10 november 2023: communicatie naar regiomanagers en postcoördinatoren
● 13 november 2023: uitsturen mail met uitnodiging voor gesprek aan alle personeelsleden met een tekort aan uren voortgezette opleiding
● 15 november 2023: uitsturen aangetekend schrijven met uitnodiging voor gesprek aan alle personeelsleden met een tekort aan uren voortgezette opleiding
● 21 november 2023: uitsturen herinnering mail met uitnodiging voor gesprek aan alle personeelsleden met een tekort aan uren voortgezette opleiding
● 29 november 2023: uitsturen aangetekend schrijven mét ontvangstbevestiging met uitnodiging voor gesprek aan personeelsleden met een tekort aan uren voortgezette opleiding die zich nog niet hebben ingeschreven voor een gesprek
Tussentijds gebeurde door de dienst VTO een continue update van het aantal uren voortgezette opleiding. Personeelsleden die ondertussen door nieuw gevolgde én geregistreerde opleidingen aan de verplichte 84u voortgezette opleiding kwamen, werden hiervan telefonisch op de hoogte gebracht waarna het gesprek werd geannuleerd.
Na het horen van de personeelsleden vond een inhoudelijke afstemming plaats tussen de zonecommandant en haar afgevaardigden. Op basis van deze afstemming en de reële situatie werden gezamenlijk objectieve zonale richtlijnen opgesteld om overmacht al dan niet toe te kennen.
Voor de adviezen van de zonecommandant in dit kader werden volgende zonale richtlijnen toegepast voor alle gehoorde personeelsleden:
Algemeen:
Het aantal uren opleiding wordt afgerond naar boven.
Advies voor toekenning overmacht:
- het personeelslid is langdurig gewettigd afwezig én kan de mogelijkheid voor volledige operationele re-integratie na de afwezigheid aantonen.
- het personeelslid was langdurig gewettigd afwezig sinds ten laatste 1 januari 2023 waardoor er een onmogelijkheid ontstond om het tekort aan uren in te halen in het laatste jaar.
Bij het toekennen van overmacht aan een personeelslid wordt het tekort voorgezette opleiding voor de periode 2019 - 2023 als een situatie van overmacht, buiten de wil en inzet van het personeelslid aanzien. Het personeelslid ondervindt geen nadelige gevolgen en start de volgende referentieperiode van 5 jaar voor de voortgezette opleiding.
Advies voor toekenning overmacht onder voorbehoud:
- het personeelslid heeft momenteel een tekort aan uren voortgezette opleiding maar toont een planning aan van voortgezette opleiding in de komende periode van 2023 waardoor hij het aantal verplichte uren toch zal behalen. Het personeelslid dient bij onvoorziene afwezigheid op een geplande opleiding zijn afwezigheid onmiddellijk te wettigen om overmacht aan te tonen.
De mogelijkheid tot het toekennen van de overmacht onder voorbehoud werd nagevraagd bij de toezichthoudende overheid. Deze toepassing is specifiek voorzien voor manschappen die op basis van de geplande opleidingen in december 2023 het minimaal aantal uren voortgezette opleiding bereiken. Indien zij door omstandigheden buiten hun eigen wil (ziekte, annulatie opleiding door externe partner,...) toch niet het minimaal aantal uren voorgezette opleiding bereiken, wordt de overmacht toegekend om de inspanning van de manschappen in deze situaties te valideren. Indien zij op 31 december 2023 door eigen toedoen (niet gewettigde afwezigheid,...) het minimaal aantal uren voortgezette opleiding niet bereiken, zal het ambtshalve ontslag worden uitgesproken.
Advies voor ontslag van ambtswege
- het personeelslid is langdurig afwezig of medisch ongeschikt verklaard en kan geen mogelijkheid voor operationele re-integratie na de afwezigheid aantonen.
- het personeelslid geeft onvoldoende feitelijke argumentatie om aan te tonen dat het niet halen van het verplicht aantal uren voortgezette opleiding buiten zijn verantwoordelijkheid valt.
- het personeelslid heeft onvoldoende uren én ging niet in op de uitnodiging tot gesprek waardoor er geen overmacht aangetoond werd.
Een personeelslid dat heeft gekozen om niet gehoord te worden om de overmacht aan te tonen, en op het einde van de referentieperiode voortgezette opleiding het minimaal aantal uren niet behaalt, wordt ambtshalve ontslagen op 1 januari 2024.
Het ambtshalve ontslag wordt uitgesproken op basis van artikel 302 van het KB administratief statuut met ingang op 1 januari 2024. Het personeelslid is vanaf dit moment niet meer verbonden als medewerker bij Brandweer Zone Rand.
Op basis van bovenstaande werden volgende adviezen uitgesproken door de zonecommandant:
Advies zonecommandant | Aantal personeelsleden |
overmacht | 14 |
overmacht onder voorbehoud | 7 |
ontslag van ambtswege | 7 |
Deze cijfers zijn de dato 12 december 2023. Ter tafel zullen de meest recente cijfers meegedeeld worden aangezien er nog voorgezette opleidingen gepland staan tussen 12 en 21 december 2023.
Bijlagen
- 20231222 HR Bijlage 1 Presentatie ZR april - Analyse opleidingsuren
- 20231222 HR Bijlage 2 Uren voortgezette opleiding - herinnering manschappen
- 20231222 HR Bijlage 3 Uren voortgezette opleiding - mail herinnering manschappen
- 20231222 HR Bijlage 4 Uren voortgezette opleiding - mail uitnodiging manschappen
- 20231222 HR Bijlage 5 Uren voortgezette opleiding - uitnodiging manschappen
- 20231222 HR Bijlage 6 Uren voortgezette opleiding - communicatie advies Zonecommandant
Beraadslaging
De zonecommandant geeft een toelichting om het proces en de cijfers met betrekking tot de voortgezette opleiding te duiden.
Frank Gys, burgemeester van Wommelgem, geeft aan dat hij van enkele mensen gehoord heeft dat ze zelf hun uren voortgezette opleiding hebben moeten opvragen bij Vesta.
De zonecommandant geeft aan dat iedereen in het voorjaar een stand van zaken heeft gekregen van de geregistreerde gevolgde uren voortgezette opleiding. Voor de personeelsleden die eveneens instructeur zijn op een brandweerschool was er eveneens de mogelijkheid om een aantal uren opleiding die ze als instructeur hebben gegeven te laten valideren als uren voortgezette opleiding. Deze uren dienden inderdaad door de instructeurs zelf te worden opgevraagd bij de brandweerschool. Dit is de eigen verantwoordelijkheid van de instructeurs omdat we als brandweerzone geen zicht hebben op het aantal uren opleiding dat de verschillende instructeurs gegeven hebben.
Bart Seldeslachts, burgemeester van Kontich, benadrukt dat opleiding inderdaad heel belangrijk is en dat we daar als zone sterk moeten op inzetten. Anderzijds zijn we een grote vrijwilligerszone en moeten we ervoor zorgen dat onze vrijwilligers zich willen blijven inzetten voor de brandweer. Hij pleit ervoor om het begrip overmacht maximaal in rekening te brengen bij de beoordeling van de verschillende dossiers. Verder merkt hij op dat in verschillende brandweerposten het gevoel leeft dat er strikt wordt ingezet op regels en de mensen hierdoor gedemotiveerd worden. Het risico bestaat dat we hierdoor op termijn mensen zullen verliezen.
Voorzitter Koen Metsu wijst erop dat we als zone niet anders kunnen dan de wettelijke verplichtingen na te leven. Dat neemt niet weg dat het inderdaad steeds moeilijker wordt voor de vrijwilliger om aan alle verplichtingen en verwachtingen te voldoen. Toch kunnen we vaststellen dat 97% van onze vrijwilligers hierin slaagt. Ook hij is aangesproken door enkele vrijwilligers en heeft hier begrip voor, maar tegelijk heeft de korpsleiding de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat het korps in orde is.
De zonecommandant geeft aan dat het beoordelen van de overmacht met de nodige menselijkheid is gebeurd en inderdaad rekening werd gehouden met ziekte, loopbaanonderbreking,...
Maar het blijft belangrijk dat de vooropgestelde uren opleiding worden gevolgd om veilig en voorbereid naar een interventie te kunnen vertrekken. Het feit dat het gemiddelde aantal uren gevolgde opleiding per personeelslid veel hoger ligt dat het vooropgestelde minimum, toont aan dat de meeste vrijwilligers wel degelijk bereid zijn om hiervoor de nodige inspanningen te doen.
Sven Deckers, burgemeester van Brecht, heeft vernomen dat brandweerzone Rivierenland op een andere manier zou omgaan met het niet-nakomen van de verplichtingen rond de voortgezette opleiding en wenst te weten of de zonecommandanten onderling de werkwijze hieromtrent hebben afgetoetst.
De zonecommandant geeft aan dat er inderdaad afgestemd is tussen de verschillende zonecommandanten van de provincie Antwerpen, maar dat de andere zones het agendapunt betreffende de voortgezette opleiding pas in januari op de zoneraad hebben geagendeerd en hierover dus nog niet gecommuniceerd kan worden. De adviezen tot overmacht of ontslag liggen in de andere zones evenwel in dezelfde lijn als die van Brandweer Zone Rand.
Lukas Jacobs, burgemeester van Kalmthout, sluit zich aan bij de eerder aangehaalde bezorgdheid over de plaats van de vrijwilliger binnen onze organisatie. Er zijn vrijwilligers die vroegtijdig stoppen omwille van de druk die bij hen wordt gelegd, men ervaart te weinig betrokkenheid bij besluitvorming en te weinig erkenning van de eigenheid van de posten. Hij is vragende partij om dit op niveau van de zoneraad verder te bekijken.
Koen Metsu bevestigt dat de vrijwilliger inderdaad aan de basis ligt van de werking van onze zone en dat willen we zo behouden. Door het hoge vrijwilligersaandeel zijn we als zone uniek in België, maar dat maakt ook dat we soms de vreemde eend in de bijt zijn en de regelgeving niet altijd compatibel lijkt te zijn met de werking van onze zone. Er is zeker bereidheid om hierover met alle burgemeesters van onze zone een constructief gesprek te voeren.
Financiële implicatie
Financiële informatie
Geen financiële impact.
Advies financiële dienst
Niet van toepassing.
Motivering
Niet van toepassing.
Besluit
Artikel 1
De zoneraad verklaart zich akkoord met de zonale richtlijnen voor toekennen van overmacht bij het niet behalen van het aantal verplichte uren voortgezette opleiding tijdens de referentieperiode.
Artikel 2
De zoneraad verklaart zich akkoord met de zonale richtlijnen voor toekennen van overmacht onder voorbehoud bij het niet behalen van het aantal verplichte uren voortgezette opleiding tijdens de referentieperiode.
Artikel 3
De zoneraad verklaart zich akkoord met de zonale richtlijnen voor ontslag van ambtswege bij het niet behalen van het aantal verplichte uren voortgezette opleiding tijdens de referentieperiode.